Reglas del Recibo Electrónico de Pago en el depósito

Reglas del Recibo Electrónico de Pago en el depósito

REFERENCIA ⏱ 6 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

Cuándo timbra Crol el complemento de pago, qué lleva dentro el comprobante, qué se bloquea después y dónde queda el archivo.

Esta página es la lista de reglas. Si lo que buscas es entender por qué existe el REP y qué cambia en tu trabajo, empieza por el concepto; aquí están los valores para consultar.

Cuándo se emite

Lo decide el método de pago del documento que estás cobrando. Nada más.

El documento que cobras ¿Se timbra REP?
Método de pago PPD Sí
Método de pago PUE No. La propia factura ya ampara el cobro
La regla del PUE con fecha anterior es falsa. Circula la idea de que un PUE con fecha de expedición anterior a la del depósito también timbra. No es cierto, y el propio Crol lo confirma en vivo: si el documento es PUE, no sale comprobante, tenga la fecha que tenga.
La fecha del depósito sí importa, pero por otra razón: no puedes fecharlo dentro de un periodo ya bloqueado. Eso no es una regla del complemento de pago, es el candado contable de siempre.

Para cuándo hay que emitirlo

A más tardar el quinto día natural del mes inmediato siguiente a aquel en que recibiste el pago. El plazo se fijó así porque el dato es un insumo para determinar el IVA, de modo que coincide con el de la declaración de ese impuesto.

Emitirlo fuera de plazo puede constituir la infracción del artículo 83, fracción VII del Código Fiscal de la Federación, con la multa del artículo 84, fracción IV. Fundamento: regla 2.7.1.32. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
El criterio fiscal completo del comprobante —el desglose de impuestos, la clave del tipo de comprobante, qué fecha va cuando el pago es un cheque de otro banco— está en Preguntas y respuestas sobre el CFDI con complemento de pago.

Crol te avisa antes de timbrar

Ninguna opción del menú Acciones se llama timbrar. El comprobante sale del propio Guardar —o del Registrar pago de la factura, que también genera el depósito—. Pero no sale a tus espaldas:

«Se emitirá un recibo electrónico de pago, ¿Deseas continuar?» Ese es el punto de no retorno. Si aceptas, el CFDI se emite; si cancelas, el depósito no se guarda.

Un depósito, un comprobante — y solo por la parte PPD

Aquí está la confusión más cara del REP. Un depósito puede cobrar varios documentos a la vez, pero eso no significa un comprobante por documento: sale un solo par de archivos, y dentro del XML solo aparecen los documentos PPD.

El caso medido: un depósito por 44.10 que cobró una factura PUE en pesos y una factura PPD en dólares. El resultado:

Qué esperarías Qué pasó de verdad
Dos comprobantes, uno por documento Un solo par PDF + XML
Los dos documentos dentro del XML Un solo bloque DoctoRelacionado, el de la factura PPD. La PUE no aparece
El Monto del CFDI igual al importe del depósito El Monto solo cubre la parte PPD, así que no coincide
Que el Monto no cuadre con el depósito es lo normal cuando mezclas PUE y PPD. No es un error de Crol ni un timbrado incompleto: el complemento de pago solo ampara lo que la ley pide amparar, y el documento PUE ya quedó amparado por su propia factura. Si estás cuadrando el REP contra el estado de cuenta, esa diferencia es esperada.

Qué lleva el XML

Los campos que sirven para revisar un comprobante emitido:

Campo Qué contiene
TipoDeComprobante Siempre P, de pago
UsoCFDI Siempre CP01, Pagos. El uso real de la operación quedó registrado en la factura por el monto total
TipoCambioP 1 sin decimales cuando el pago es en pesos; el tipo de cambio del pago cuando se recibe en otra moneda
DoctoRelacionado Un bloque por cada documento PPD cobrado, con su serie y folio
MonedaDR La moneda del documento relacionado, que puede no ser la del depósito
EquivalenciaDR El tipo de cambio entre la moneda del documento y la del pago
NumParcialidad Qué número de abono es este sobre ese documento
ImpPagado Lo aplicado a ese documento, en su propia moneda
Monto El total del pago que ampara el comprobante

Los tres primeros —TipoDeComprobante, UsoCFDI y TipoCambioP— no se capturan en ningún lado: Crol los pone al timbrar. Si tu duda es qué clave exige el SAT en cada uno, la respuesta es la de esta tabla.

La sustitución de CFDI es transparente

Si cobras una factura que antes estuvo abonada por un depósito timbrado y luego cancelado, el XML del nuevo comprobante encadena la sustitución solo: lleva un nodo de relación con TipoRelacion 04, sustitución de los CFDI previos y el folio fiscal del comprobante anterior.

Está comprobado en la demo: se timbró un depósito, se canceló, se volvió a cobrar la misma factura y el segundo XML salió con el UUID del primero dentro. No hay nada que capturar a mano.

Qué se bloquea una vez timbrado

El CFDI ya declaró ante el SAT con qué forma de pago, desde qué cuenta y contra qué documento se cobró. Crol apaga las cuatro opciones de Cambiar que contradirían esa declaración:

Opción de Cambiar Depósito sin REP Depósito con REP
Cuenta bancaria Disponible En gris
Fecha Disponible En gris
Forma de pago Disponible En gris
Referencia Disponible En gris
Cambiar contacto no entra en esta tabla: sale en gris en los dos casos, con o sin timbrado. No es una consecuencia del REP.

Desasignar el documento timbrado: la trampa

La factura amparada por el REP no se puede soltar. El problema es cómo te lo dice Crol, que es de ninguna forma: la opción está habilitada, la factura aparece en la lista, la eliges, pulsas Aceptar… y no pasa nada. Ni se desasigna ni sale un mensaje.

Compruébalo siempre en la pestaña Partidas. Si el renglón sigue ahí, la desasignación no ocurrió, por más que el sistema te haya dejado llegar hasta el final.

Cancelar la factura sí te deja

Contra lo que podría suponerse, Crol no impide cancelar la factura aunque tenga un depósito timbrado encima. Te advierte que la factura tiene pagos asignados, y si confirmas, la cancela.

El aviso es una advertencia, no un candado. Cancelar la factura no cancela el CFDI del complemento de pago. Ese trámite es aparte, ante el SAT, y queda en tus manos.

Banco del ordenante

El complemento lleva la cuenta desde la que pagó tu cliente. En el depósito, ese dato son dos campos del encabezado: Ordenante, que es quién pagó, y Banco del ordenante, que es desde dónde. Los dos salen de la pestaña Cuentas bancarias del contacto.

Banco del ordenante se habilita solo con ciertas formas de pago. Estas son las que lo encienden:

  • 02 Cheque nominativo
  • 03 Transferencia electrónica de fondos
  • 04 Tarjeta de crédito
  • 05 Monedero electrónico
  • 06 Dinero electrónico
  • 28 Tarjeta de débito
  • 29 Tarjeta de servicios
Con cualquier otra forma —efectivo, compensación, dación en pago— el campo queda en No aplica y no hay nada que capturar. La clave 99 Por definir no aparece en el catálogo del depósito.
Crol valida la longitud de la cuenta capturada antes de timbrar, y la longitud válida depende de la forma de pago. Si el timbrado falla por este motivo, corrige la cuenta en el catálogo de contactos y vuelve a intentarlo.

Dónde queda el comprobante

En dos lugares, y conviene conocer los dos porque sirven para cosas distintas.

Dónde Qué encuentras Para qué sirve
Archivos digitales El par PDF + XML con el UUID del CFDI Es la evidencia de que se timbró, y el XML es lo que entregas a contabilidad
Menú de impresión La salida Recibo electrónico de pago Abre el visor con la representación impresa completa: folio fiscal, sello, datos del cliente y el bloque de documentos relacionados
La representación impresa sí está en el depósito. Circula la idea de que la representación impresa del complemento solo se consigue descargando el PDF de Archivos digitales. El visor de impresión la muestra completa, con su folio fiscal, y desde ahí la exportas al formato que necesites.

Cómo saber de un vistazo si se timbró

La Bitácora no lo registra: un depósito con REP deja los mismos renglones que cualquier otro. La señal está en la carpeta de archivos.

Lo que ves en la carpeta Qué significa
Un solo Depósito <folio>.pdf No se timbró
Un par PDF y XML nombrados con el UUID, y ya no está el PDF anterior Se timbró
Hazlo simple.