Estados de un depósito
REFERENCIA ⏱ 6 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos
El estado de un depósito no es un campo que alguien capture: es el último renglón de su Bitácora. Cada vez que le pasa algo al documento, Crol escribe un renglón ahí, y el estado de la consulta es siempre el último de esos renglones.
Los flujos que Crol escribe en la Bitácora
| Flujo | Quién lo escribe | Qué acaba de pasar |
|---|---|---|
| Aplicado | El usuario que guarda | El documento se guardó y su efecto contable quedó aplicado. Es siempre el primer renglón |
| Elaborado | El usuario que guarda | El documento quedó terminado. Se escribe un segundo después de Aplicado, en el mismo guardado |
| Saldado | Sistema | El saldo del depósito llegó a cero porque su importe se aplicó a documentos |
| Documento asignado | El usuario que asigna | Se le asignó un documento o un concepto. La columna Notas dice cuál |
| Documento desasignado | El usuario que desasigna | Se deshizo una asignación y el saldo volvió |
| Cancelado | El usuario que cancela | Se canceló la transacción con el botón Cancelar de la barra |
Los estados que verás en la consulta
| Estado | Qué significa | Cómo se llega |
|---|---|---|
| Elaborado | El depósito se guardó y ahí se quedó: nada consumió su importe ni le asignaron documentos. | Capturas un depósito con concepto de resultado —OTROS INGRESOS, por ejemplo— y guardas. No hay nada que saldar, así que la cadena se detiene en Elaborado |
| Aplicado | El documento quedó aplicado pero nunca llegó el renglón de Elaborado. Es el estado de los depósitos más antiguos de la base. | Aparece en registros migrados o creados por procesos que no completan la cadena. En captura normal no lo verás |
| Saldado | El importe del depósito se aplicó por completo. Es el estado normal de un cobro. | Cobras una factura con Selección de documentos, o asignas después, y el saldo llega a cero. El renglón lo escribe Sistema |
| Documento asignado | Lo último que le pasó al depósito fue una asignación. Casi siempre trae saldo pendiente. | Usas Acciones › Asignar documento por cobrar sobre un depósito con saldo |
| Cancelado | La transacción se canceló y ya no tiene efecto contable. | Botón Cancelar de la barra de herramientas |
Así se lee la bitácora de un cobro corriente: guardado y saldado en tres segundos, con el renglón final a nombre de Sistema.
Cuando hay asignaciones, la Bitácora cuenta la historia completa
La columna Notas del renglón Documento asignado dice exactamente qué se asignó: el folio del documento o el nombre del concepto. Es el mejor lugar para reconstruir qué le pasó a un depósito y en qué orden.
En ese ejemplo se lee, de arriba abajo: se guardó, se le asignó una factura de venta, se le asignó una nota de venta, se deshizo esa segunda asignación y se le asignó un concepto. El estado en la consulta es Documento asignado porque ese fue el último movimiento.
Saldo y Estado no dicen lo mismo
Es la confusión más frecuente. El campo Saldo de la consulta habla del depósito, no de la factura que cobró.
| Situación | Total | Saldo | Estado | Por qué |
|---|---|---|---|---|
| Cobro parcial de una factura de 10,499.99 | 4,000.00 | 0.00 | Saldado | El depósito aplicó todo su importe. La factura sigue debiendo, pero eso no es asunto de este campo |
| Anticipo con concepto de pasivo | 5,000.00 | 5,000.00 | Elaborado | Nada consumió el saldo todavía: está disponible para asignarlo |
| Depósito con concepto de resultado | 1,500.00 | 0.00 | Elaborado | Nunca hubo saldo que aplicar, así que tampoco hubo renglón de Saldado |
| Préstamo de 800,000 con un egreso de 100,000 aplicado encima | 800,000.00 | 700,000.00 | Documento asignado | Lo último que pasó fue la asignación; el saldo bajó pero no llegó a cero |
El flujo de revisión es otro estado, en otra pestaña
Además del estado del documento, cada depósito lleva un estado de revisión que vive en la pestaña Revisión y no aparece en la consulta. Se autoinicializa al guardar.
| Flujo de revisión | Qué lo produce |
|---|---|
| Pendiente de revisión | Se escribe solo al guardar, con el comentario CREACION DE REGISTRO. También lo devuelve Acciones › Transacción pendiente de revisión |
| Revisada | Acciones › Transacción revisada |
| Observaciones enviadas | Acciones › Enviar observaciones al cliente |
| Observaciones solventadas | Acciones › Solventar observaciones |
Las dos pestañas tienen las mismas cuatro columnas y se leen igual, pero cuentan cosas distintas: Bitácora es lo que le pasó al dinero, Revisión es lo que opinó tu equipo.