Campos del egreso en Crol ERP
REFERENCIA ⏱ 9 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Egresos
Orden de captura
El formulario libera los campos en cadena. Cada eslabón depende del anterior, y saltarse el orden es la causa más frecuente de que un campo aparezca bloqueado sin explicación aparente.
- Contacto. Hasta que hay contacto no se habilita la forma de pago.
- Forma de pago. Hasta que hay forma de pago no se habilita el importe del pago.
- Importe del pago. Hasta que hay importe no se puede capturar el concepto en la tabla de partidas.
- Partidas. Ya sea eligiendo un concepto o cargando documentos con el criterio de búsqueda.
El Folio permanece deshabilitado durante toda la captura. Se asigna solo al guardar.
Pantalla de consulta
Es la primera pantalla al entrar a Egresos. Lista los egresos ya registrados con un filtro por cada columna, y desde aquí se abre uno existente con doble clic o se captura uno nuevo.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Clip | Columna sin encabezado. El ícono aparece solo en los egresos que tienen archivos digitales. |
| Fecha | Fecha del documento, no la de captura. |
| Folio | Consecutivo que asigna Crol al guardar. |
| Cuenta | Cuenta bancaria de la que salió el dinero, con banco, número, moneda y descripción. |
| Referencia / cheque | Columna de doble uso. En pagos con cheque muestra el número de cheque; en los demás, el texto que capturaste en Referencia. |
| Contacto | A quién se le pagó, con el nombre comercial debajo. |
| Total | Importe del egreso en la moneda de la cuenta. |
| Saldo | Importe del egreso que aún no se aplica a ningún documento. |
| Estado | Situación del egreso. Los cancelados se muestran en rojo. |
Cada columna tiene su propia caja de filtro debajo del encabezado, y la de Fecha abre calendario. El botón Nuevo abre un egreso en blanco; para abrir uno existente, doble clic sobre su renglón.
Encabezado: documento
Los tres datos que identifican el egreso como documento.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Sucursal | Sucursal que emite el egreso. | Llega precargada con la sucursal activa de tu sesión y no se edita desde aquí. |
| Fecha | Fecha con la que se registra el pago. | Llega con la fecha de hoy. Se escribe directo o se elige del calendario. Es la fecha que rige la póliza. |
| Folio | Consecutivo del egreso. | Deshabilitado. Lo asigna Crol al guardar. |
Encabezado: información de contacto
Define a quién se le paga y qué documentos suyos se traen a la tabla de partidas.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Contacto | A quién se le paga: proveedor, autoridad, o el contacto genérico de nómina. | Buscador con columnas Contacto, Nombre comercial y RFC. Filtra por coincidencia en cualquier parte del texto, no solo al inicio. Al elegirlo se llena el Beneficiario con el mismo nombre y ya no se puede cambiar el contacto sin cancelar el egreso. |
| Sucursal para búsqueda | Acota los documentos por pagar a una sucursal. | Llega en TODOS. Las demás opciones son las sucursales activas de la empresa. |
| Criterio de búsqueda | Determina qué documentos del contacto se cargan en Partidas. | Cuatro opciones, ver tabla siguiente. Al cambiarlo se descartan los renglones ya cargados. |
| Selección de documentos | Abre la ventana Documentos para elegir uno por uno los que vas a pagar. | Es un lanzador: el campo se queda vacío después de aceptar. No depende del criterio de búsqueda, funciona incluso con SIN REFERENCIA. |
Opciones del criterio de búsqueda
El desplegable ofrece cuatro opciones, y cada una decide qué documentos del contacto se cargan.
| Opción | Qué carga |
|---|---|
| SIN REFERENCIA | Nada. Deja la partida en blanco para que captures un concepto contable. Es el valor por defecto. |
| TODOS | Todos los documentos del contacto que tengan saldo. |
| DOCUMENTOS VENCIDOS | Los que ya pasaron su fecha de vencimiento, calculada con los días de crédito de cada documento. |
| DOCUMENTOS POR VENCER | Los que aún no vencen. |
Vencidos y por vencer son conjuntos complementarios: sumados dan exactamente lo mismo que TODOS. El corte lo marca el vencimiento propio de cada documento, no su fecha de emisión.
Selección de documentos
El ícono a la derecha del campo abre una ventana con los documentos del contacto que tienen saldo, cada uno con su casilla. Marcas los que vas a pagar y das Aceptar. No depende del criterio de búsqueda: funciona incluso con SIN REFERENCIA.
La columna Total muestra el importe original del documento, no su saldo. Un documento con pago parcial se ve por su total en esta ventana y por su saldo al bajar a la tabla de partidas.
Encabezado: banco
De qué cuenta sale el dinero y cuánto hay disponible en ella.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Cuenta bancaria | Cuenta de la que sale el dinero. Puede ser cuenta bancaria o cuenta de caja. | Llega con la cuenta principal ya puesta. Para ver las demás hay que vaciar el campo. El texto no se teclea: se elige de la lista. Solo muestra las cuentas que tengan asignado tu usuario. |
| Saldo del banco | Saldo disponible de la cuenta elegida. | Solo lectura. Se muestra en la moneda de la cuenta, sin convertir. |
Encabezado: pago
Cómo se liquida el egreso y con qué dato quedará identificado.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Forma de pago | Medio con el que se liquida. | Las opciones dependen de la cuenta elegida: no todas las cuentas ofrecen las mismas. Es el campo que habilita el importe del pago. |
| Cuenta bancaria destino | Cuenta del beneficiario a la que se envía la transferencia. | Se llena con NO APLICA cuando el contacto no tiene cuentas registradas. La lista muestra cuenta bancaria y CLABE. |
| Formato de cheque | Diseño con el que se imprimirá el cheque. | Se habilita y se llena solo al elegir cheque nominativo. La lista muestra el nombre del formato y su imagen. |
| Referencia | Dato con el que identificarás el pago. | Texto libre. Con cheque nominativo se llena sola con el siguiente número de cheque de la cuenta. |
Encabezado: importe y beneficiario
Cuánto sale, a nombre de quién se emite y con qué paridad se valúa la operación.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Tipo de cambio | Paridad con la que se valúa la operación. | Queda en 1.0000 y bloqueado cuando la cuenta es en pesos. Se habilita cuando la cuenta es en moneda extranjera, y llega con el tipo de cambio FIX que Crol trae de Banco de México. Es editable: debe capturarse el tipo de cambio comercial de la operación. |
| Beneficiario | A nombre de quién se emite el pago. | Se llena solo con el contacto elegido. Antes de guardar se puede cambiar por un tercero con el buscador de la derecha; una vez guardado el egreso ya no se puede editar. En un pago de nómina con cheque, aquí se selecciona el nombre del trabajador aunque el contacto sea NOMINA. |
| Importe del pago | Monto total que sale del banco. | Se habilita solo después de elegir la forma de pago. Se expresa en la moneda de la cuenta. |
| Para abono en cuenta del beneficiario | Marca la leyenda que restringe el cobro del cheque. | Se habilita con cheque nominativo. Al marcarla, la leyenda se imprime en el cheque. |
El tipo de cambio del encabezado corresponde a la moneda de la cuenta. Cuando la cuenta es en pesos y el documento en moneda extranjera, el tipo de cambio se captura en el renglón de la partida, no aquí. Nunca se usan los dos a la vez.
Área de detalle
Es la mitad inferior del formulario. Agrupa en siete pestañas todo lo que rodea al pago: a qué se aplicó, cómo quedó registrado en contabilidad, quién lo tocó y qué documentos trae adjuntos. La fila de pestañas se mantiene visible siempre, y la pestaña activa se marca con una línea inferior.
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Partidas | A qué se aplica el pago. |
| Asignaciones | Documentos aplicados con la acción Asignar documento por pagar. Columnas: No, Fecha, Folio, Concepto, Moneda, Total, Saldo, Saldo en la moneda del pago, Importe, Aplicado y Nota. Se queda vacía si pagaste desde Partidas. |
| Afectaciones de saldo | Abonos al saldo del egreso originados en otras transacciones. |
| Póliza contable | Asiento generado por el egreso. Columnas No, Cuenta, Cargos, Abonos, Referencia y Comentario, con el renglón de sumas iguales al pie. Un mismo egreso puede tener varias pólizas. |
| Bitácora | Historial de eventos. Columnas Fecha, Flujo, Usuario y Notas. |
| Revisión | Historial del flujo de revisión, con el comentario de cada paso. |
| Archivos digitales | Documentos adjuntos, con árbol de carpetas y columnas Nombre, Tamaño y Fecha. Al guardar, Crol deposita aquí el PDF del egreso de forma automática. |
Partidas
Es la tabla donde se define a qué se aplica el pago. Puede contener documentos por pagar cargados con el criterio de búsqueda o la selección de documentos, o renglones capturados a mano con un concepto contable. No se pueden mezclar las dos cosas en el mismo egreso.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| No. | Consecutivo del renglón. La X a su izquierda elimina el renglón sin pedir confirmación. |
| Sucursal | Sucursal del documento que se está pagando. |
| Folio | Folio del documento. El ícono junto al renglón abre el documento origen. |
| Concepto | En pagos sin referencia, el concepto contable que capturas. En documentos cargados, muestra el dato de origen del documento. |
| Fecha | Fecha del documento que se paga. |
| Moneda | Moneda del documento. Se llena sola al elegir el concepto o cargar el documento. |
| Total | Importe original del documento, en su propia moneda. |
| Tipo de cambio | Paridad del documento respecto a la moneda de la cuenta. Llega con el FIX de Banco de México y es editable. |
| Saldo | Lo que resta por pagar del documento, en la moneda del documento. |
| Saldo en moneda de pago | El mismo saldo convertido a la moneda de la cuenta con el tipo de cambio del renglón. Si ambas monedas coinciden, es igual al saldo. |
| Importe | Cuánto de este pago se aplica a este renglón. Es el campo que capturas. |
| Aplicado | El importe reconvertido a la moneda del documento. Es lo que efectivamente se abona al saldo. |
| Notas | Texto libre por renglón. |
Debajo de la tabla, el control Insertar partida(s) agrega renglones en blanco. El selector a su izquierda ofrece 1, 5 o 10, y regresa a 1 después de cada inserción.
Asignaciones
Lista los documentos a los que se aplicó el saldo del egreso mediante la acción Asignar documento por pagar. Sus columnas son No, Fecha, Folio, Concepto, Moneda, Total, Saldo, Saldo en la moneda del pago, Importe, Aplicado y Nota.
Solo se llena cuando el pago se aplicó desde el menú Acciones, no cuando se capturaron los importes en la tabla de partidas. Son dos mecanismos distintos que producen el mismo efecto sobre el documento pero dejan el rastro en pestañas diferentes. En el ejemplo, el egreso aplicó 9,280.00 al documento 000003, que tenía un total de 11,600.00 y quedó con saldo de 2,320.00.
Atención a la columna Saldo: muestra el saldo que le quedó al documento después de aplicar el pago, no el que tenía antes. Un documento de 50,560.00 al que se le aplicaron 10,000.00 aparece aquí con saldo de 40,560.00.
Afectaciones de saldo
Es el espejo de Asignaciones. Mientras esa pestaña muestra lo que este egreso aplicó hacia afuera, Afectaciones de saldo registra los abonos que otras transacciones aplicaron contra el saldo de este egreso. Sus columnas son No., Documento, Fecha, Total y Aplicado, y el ícono de cada renglón abre el documento que originó el abono.
En el ejemplo, el renglón proviene de un pago en especie, compensación o permuta por 2,320.00. Esa transacción tomó un saldo disponible y lo aplicó contra este egreso, y por eso aparece aquí y no en Asignaciones.
Con las dos pestañas juntas se explica cómo llegó el egreso a saldo cero:
| Movimiento | Dónde se ve | Importe |
|---|---|---|
| Importe del pago | encabezado | 11,600.00 |
| Aplicado al documento 000003 | Asignaciones | −9,280.00 |
| Abonado por compensación | Afectaciones de saldo | −2,320.00 |
| Saldo del documento | resumen | 0.00 |
El rastro se puede seguir hacia atrás. En el ejemplo, la compensación tomó su saldo de un pago hecho por terceros. El ícono de referencia permite recorrer la cadena completa de transacciones que terminaron afectando este egreso.
Póliza contable
Muestra el asiento que generó el egreso, con las columnas No, Cuenta, Cargos, Abonos, Referencia y Comentario, y el renglón de sumas iguales al pie. Un mismo egreso puede tener más de una póliza: la del pago, la de una asignación y la de fluctuación cambiaria.
En la imagen, el egreso 000014 muestra dos pólizas. La del pago carga a Deudores diversos y abona a Bancos nacionales por 11,600.00. La de la asignación al documento 000003 carga a Clientes nacionales y abona a Deudores diversos por 9,280.00. El renglón de sumas iguales acumula ambas por 20,880.00.
La póliza no está disponible en el instante en que guardas. Se genera en segundo plano y mientras tanto la pestaña muestra el aviso de que está en proceso. Con el botón Actualizar de la barra se recarga la transacción hasta que aparece.
Bitácora
Registra cada movimiento del egreso en orden cronológico, con la fecha y hora exactas, el flujo que se disparó, quién lo hizo y una descripción cuando aplica. Es la pestaña que responde a la pregunta de qué le pasó a este pago y quién lo tocó.
La columna Usuario distingue el origen del movimiento, y esa distinción sirve para auditar.
- Firma el usuario los eventos que él dispara: Capturado, Documento asignado, Documento desasignado, Cancelado. También el paso a Saldado cuando el egreso se aplicó contra un concepto contable.
- Firma Sistema los cambios de estado derivados: el paso a Saldado cuando el egreso se aplicó contra documentos por pagar, y el Re-Abierto que precede a una desasignación.
Los cambios hechos desde el menú Cambiar no alteran el estado del egreso: la columna Flujo repite el estado vigente y la descripción del cambio queda en la columna Notas.
Revisión
Registra el flujo de revisión del egreso, con las columnas Fecha, Flujo, Usuario y Comentario. Se alimenta con las opciones de revisión del menú Acciones y permite un ida y vuelta entre quien captura y quien revisa —que puede ser el contador de la empresa o un despacho externo.
El ejemplo muestra el ciclo completo. Quien capturó dejó el egreso pendiente de revisión. Quien revisa lo devolvió con observaciones, pidiendo adjuntar un pagaré. Quien capturó solventó la observación y quien revisa lo aprobó. Cada paso queda con su fecha, su responsable y el comentario que lo justifica.
Archivos digitales
Guarda los documentos adjuntos del egreso en una carpeta propia, nombrada con el identificador interno de la transacción. Trae su propia barra con navegación, abrir carpeta, actualizar, carpeta nueva y eliminar, y lista cada archivo con nombre, tamaño y fecha.
Al guardar el egreso, Crol deposita aquí de forma automática el PDF del documento. Por eso los egresos con archivos muestran el ícono de clip en la primera columna de la pantalla de consulta.
Resumen del documento
Debajo de la tabla, tres campos cierran el documento.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Importe | Suma de los importes aplicados en las partidas. |
| Saldo del documento | Parte del egreso que todavía no se aplica. En cero cuando el importe del pago coincide con lo aplicado. |
| Notas | Comentario general del egreso. |
Barra de herramientas
De izquierda a derecha: Nuevo, Guardar, Modificar, Deshacer, Cancelar, Imprimir, Previsualizar impresión, Actualizar, Insertar partida, Eliminar partida, Enviar Email, Cargar archivo digital, Generar póliza, y los menús Acciones y Cambiar.
Imprimir y Previsualizar impresión son botones desplegables, no botones simples. Ambos ofrecen Cheque, Póliza contable y Póliza electrónica. Previsualizar abre un visor con navegación por páginas y exportación a PDF, CSV, Excel, RTF, TIFF y Web Archive; Imprimir envía directo al diálogo de impresión.
Menú Acciones
Agrupa las operaciones que cambian el estado del egreso o su relación con los documentos por pagar. Varias opciones se habilitan solo bajo ciertas condiciones, así que es normal ver la mitad del menú en gris.
| Opción | Para qué sirve | Cuándo se habilita |
|---|---|---|
| Asignar documento por pagar | Aplica el saldo disponible del egreso a un documento del contacto. | Solo si el egreso tiene saldo pendiente. |
| Desasignar documento por pagar | Revierte una asignación y devuelve el saldo al egreso. | En egresos vigentes. Se apaga al cancelar. |
| Reactivar número de cheque | Libera el folio de cheque para reutilizarlo. | Solo en egresos cancelados. |
| Enviar observaciones al cliente | Devuelve el egreso a quien lo capturó con una observación por atender. | En egresos marcados como pendientes de revisión. |
| Solventar observaciones | Marca la observación como atendida y regresa el egreso a revisión. | En egresos con observaciones. |
| Transacción pendiente de revisión | Envía el egreso al flujo de revisión. | En egresos que aún no se han enviado a revisión. |
| Transacción revisada | Marca el egreso como revisado. No es una autorización: deja constancia de que alguien lo revisó. | Disponible en cualquier egreso guardado. |
Menú Cambiar
Permite corregir datos de un egreso ya guardado sin volverlo a capturar. Cada opción abre su propia ventana con Aceptar y Cancelar, y el cambio queda registrado en la bitácora con una descripción en texto.
| Opción | Qué cambia | Egreso vigente | Egreso cancelado |
|---|---|---|---|
| Contacto | — | No disponible | No disponible |
| Cuenta bancaria | Cuenta, y con ella forma de pago, formato de cheque y referencia. | Sí | No |
| Cuenta bancaria destino | Cuenta del beneficiario. | Sí | No |
| Fecha | Fecha del egreso. La ventana llega en blanco. | Sí | No |
| Fecha de cancelación | Fecha con la que se registró la cancelación. | No | Sí |
| Notas | Notas del resumen o de una partida específica. | Sí | Sí |
| Partida | Reclasifica el concepto contable de un renglón. | Sí | Sí |
| Referencia | Texto de referencia o número de cheque. | Sí | No |
Estados del egreso
El estado resume en una palabra en qué punto del ciclo está el egreso, y se muestra en la última columna de la pantalla de consulta.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Capturado | El egreso se guardó. |
| Aplicado | El importe se aplicó a las partidas. |
| Saldado | El egreso no tiene saldo pendiente de aplicar. |
| Documento asignado | Se aplicó el saldo del egreso a un documento por pagar. |
| Re-Abierto | El egreso volvió a tener saldo disponible tras una desasignación. |
| Documento desasignado | Se revirtió la aplicación a un documento. |
| Cancelado | El egreso se anuló. Se muestra en rojo en el listado y con un distintivo en el formulario. |
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