Acciones y menús del depósito

REFERENCIA ⏱ 6 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

Esta referencia documenta la barra de herramientas del depósito y sus tres menús desplegables —Acciones, Cambiar y el de impresión—, qué hace cada opción, cuándo se habilita y dónde queda el rastro.

Todo lo que puedes hacerle a un depósito ya guardado vive en la barra verde de arriba. Los botones sueltos son las operaciones del documento; los tres desplegables agrupan lo demás. Nada de esto está en las pestañas de abajo: las pestañas muestran, la barra actúa.

La barra de herramientas

Trece controles, siempre en el mismo orden. Los que aparecen en gris no están rotos: dependen de si el documento se está capturando o ya se guardó.

Control	Qué hace	Cuándo se habilita
Nuevo	Abre un depósito en blanco. Descarta lo que tengas en pantalla sin guardar.	Siempre
Guardar	Graba el documento y dispara la póliza, el PDF y —si cobras una factura PPD— el timbrado del REP.	Solo mientras capturas o modificas
Modificar	Reabre para edición un documento en captura. Un depósito ya guardado no se reabre por aquí: sale en gris y todos sus campos quedan de solo lectura.	Prácticamente nunca en el depósito — las correcciones van por el menú Cambiar
Deshacer	Revierte los cambios de la edición en curso y vuelve al último estado guardado.	Solo con cambios sin guardar
Cancelar	Cancela la transacción. Es la operación que deja el documento en estado Cancelado.	Con un documento guardado
Imprimir	Manda el formato elegido a la impresora. Tiene desplegable con las cinco salidas.	Con un documento guardado
Previsualizar impresión	Abre el mismo formato en pantalla antes de imprimirlo. Mismo desplegable.	Con un documento guardado
Actualizar	Recarga la transacción desde el servidor. Es lo que usas cuando Crol avisa que la póliza sigue en proceso de generación.	Siempre
Insertar partida	Agrega un renglón a la rejilla de Partidas. Tiene desplegable para insertar varias de golpe.	Solo en captura o modificación
Eliminar partida	Borra el renglón seleccionado de Partidas.	Solo en captura o modificación
Enviar Email	Manda el documento por correo al contacto.	Con un documento guardado
Cargar archivo digital	Sube un archivo a la pestaña Archivos digitales: el comprobante del banco, la ficha de depósito, lo que sea.	Con un documento guardado
Generar póliza	Fuerza la generación de la póliza contable cuando no salió sola. Si ya existe, la rehace en su lugar: mismo folio, sin duplicar y sin preguntar.	Con un documento guardado

Eliminar no aparece en la barra. El depósito se elimina desde la consulta, no desde el formulario.

Menú Acciones

Ocho opciones. Son las operaciones que tocan el saldo del depósito o su flujo de revisión.

Opción	Qué hace	Dónde queda el rastro
Asignar documento por cobrar	Abre el selector de documentos con saldo del contacto y aplica el importe disponible del depósito al que elijas. Guarda sola: no tienes que pulsar Guardar después.	Depende de qué elijas — ver la tabla siguiente
Asignar impuestos a anticipos de clientes	Desglosa un anticipo en base más impuesto. Tú eliges la partida y el impuesto; Crol reparte el importe.	Solo en la Póliza contable. No cambia nada visible en Partidas
Ajustar total a la suma de las partidas	Baja el Importe del depósito hasta lo que suman los renglones. Es para cuando el depósito quedó con un saldo suelto que no vas a aplicar.	Encabezado (Importe del depósito) y Resumen del documento
Desasignar documento por cobrar	Deshace una asignación y le devuelve el saldo al depósito y al documento.	Bitácora, con el flujo Documento desasignado
Enviar observaciones al cliente	Registra una observación y deja el documento en estado Con observaciones. No manda ningún correo.	Pestaña Revisión
Solventar observaciones	Cierra las observaciones abiertas y pasa el documento a Solventado.	Pestaña Revisión
Transacción pendiente de revisión	Regresa a Pendiente de revisión un documento que ya habías dado por revisado.	Pestaña Revisión
Transacción revisada	Da por revisado el documento. Es la única del bloque que pide confirmación.	Pestaña Revisión

Ninguna de las ocho existe en un depósito nuevo. Mientras capturas, los dos menús están apagados por completo: hasta que no guardes por primera vez, no hay nada que accionar.

Asignar documento por cobrar: dónde cae el resultado

Es la acción que más confunde, porque el rastro no siempre cae en el mismo lugar: lo decide qué documento eliges en el selector y por dónde entró al depósito.

Lo que haces	Pestaña donde queda	Qué le pasa a las partidas
Eliges una factura de venta en el selector de la acción	Partidas	Se agrega un renglón con el folio de la factura y baja el importe del renglón del concepto
Eliges un egreso u otro movimiento de tesorería con saldo	Asignaciones	Quedan intactas
Traes el documento con Selección de documentos mientras capturas	Partidas	El renglón nace ya con el folio y el importe topado al saldo del documento
Otra transacción trae este depósito como partida suya	Afectaciones de saldo	Quedan intactas; solo baja el saldo del depósito
Usas Insertar partida(s) de la pestaña Compensación	Compensación	Quedan intactas

Los tres mecanismos son independientes y conviven en el mismo depósito. Si buscas una asignación y la pestaña que abriste está vacía, mira las otras dos antes de concluir que no se guardó.

Las cuatro opciones del flujo de revisión

Las cuatro de abajo del menú no tocan dinero: mueven el depósito por un circuito de revisión interno de cuatro estados. Cada movimiento escribe un renglón en la pestaña Revisión con la fecha, tu usuario y el comentario.

«Enviar observaciones al cliente» no envía nada al cliente. Abre un campo de observaciones y deja el documento Con observaciones, pero el contacto no se entera de nada. Para mandarle algo al cliente está Enviar Email de la barra, que es otra cosa.

El depósito nace Pendiente de revisión en cuanto lo guardas, con el comentario CREACIÓN DE REGISTRO y el usuario que lo capturó. De ahí en adelante, el estado en que esté decide qué opciones puedes usar:

Si el depósito está…	Enviar observaciones	Solventar	Pendiente de revisión	Revisada
Pendiente de revisión	Sí	—	—	Sí
Con observaciones	Sí	Sí	—	—
Solventado	Sí	—	—	Sí
Revisado	Sí	—	Sí	—

Léelo por la columna de la derecha y sale la regla que importa: un depósito con observaciones abiertas no se puede dar por revisado. Primero hay que solventarlas. Y una vez marcado como revisado, la única salida es regresarlo a pendiente.

Crol pasa a mayúsculas el comentario y convierte el guion en raya, así que lo que escribas no aparece tal cual. El campo de observaciones tampoco es obligatorio: puedes cerrar una observación con la caja vacía y el renglón queda con la hora y el usuario, pero sin decir cómo se resolvió.

El estado también se ve desde la consulta, sin abrir el documento: la última columna de la lista de depósitos lleva un reloj mientras está pendiente y una palomita cuando ya se revisó.

Asignar impuestos a anticipos de clientes

Un anticipo entra al depósito como una partida con concepto Anticipos de clientes nacionales, por el importe completo que te transfirieron. Contablemente eso es incorrecto mientras el IVA siga metido dentro. Esta acción lo separa.

El modal pide la partida y luego siete campos de impuesto: IVA, IEPS, IVA retenido, ISR retenido, IEPS retenido e impuesto cedular. Con elegir el IVA basta para el caso común.

Sobre un anticipo de 1,160.00 con IVA al 16 %, la póliza pasa de dos renglones a tres:

Cuenta	Cargo	Abono
Bancos nacionales	1,160.00	—
IVA trasladado cobrado	—	160.00
Anticipos de clientes nacionales	—	1,000.00

El catálogo del campo IVA ofrece las tasas con la etiqueta no cobrado, pero la cuenta que termina afectando es IVA trasladado cobrado. Es lo correcto —el anticipo ya se cobró—, aunque el nombre de la opción diga lo contrario.

Esta acción no confirma nada. No sale ningún aviso, la pestaña Partidas no cambia y la única prueba de que pasó algo está en la póliza. Peor: el modal siempre abre en blanco, así que tampoco sirve para consultar lo que ya asignaste, y volver a ejecutarlo con el impuesto en No afecto no lo quita. Antes de repetir la acción, revisa la póliza.

Ajustar total a la suma de las partidas

Pasa cuando el importe que entró al banco no coincide al centavo con lo que amparan los documentos que cobraste: una factura de 1,080.90 pagada con una transferencia de 1,081.00. Sobran diez centavos que no corresponden a nada.

Crol resuelve ese hueco de dos maneras opuestas, y la que aplique depende de si lo dejas actuar o intervienes tú:

Ruta	Qué hace Crol	Qué te queda
Automática, al guardar	Inserta una segunda partida con concepto Ajuste por saldos pequeños por la diferencia, respaldada por un documento nuevo de tipo Cargo a cuentas por cobrar	El depósito conserva su importe original y los centavos se reconocen como ingreso
Manual, con esta acción	Baja el Importe del depósito hasta la suma de las partidas	El depósito queda por lo que realmente aplicaste; no se genera ningún documento extra

En la póliza, el ajuste automático aterriza en Otros ingresos › Ajuste por saldos pequeños. El IVA se calcula sobre el importe de la factura, no sobre el del depósito: el ajuste no lleva impuesto.

La ruta automática es silenciosa. Al guardar no pregunta nada: te enteras porque aparece una segunda partida que tú no capturaste. Si no querías reconocer ese ingreso, desasigna la partida del ajuste y ejecuta esta acción.

Menú Cambiar

Ocho opciones también, pero de otra naturaleza: corrigen un dato de un documento ya guardado sin volver a capturarlo. Cada una abre una ventanita con el campo, lo cambias y aceptas.

Opción	Qué corrige	Nota
Contacto	El contacto del depósito.	En gris en cuanto el depósito afecta documentos del contacto
Cuenta bancaria	La cuenta de caja o banco donde entró el dinero.	Cambia la póliza; si la cuenta es de otra moneda, revisa el tipo de cambio
Fecha	La fecha del documento.	Sujeta al periodo contable abierto
Fecha de cancelación	La fecha con la que se registró la cancelación.	Solo en documentos cancelados
Forma de pago	La clave del SAT con la que entró el dinero.	La clave viaja dentro del REP, si el depósito timbró
Información de partida	Los datos del renglón sin reabrir el documento completo.	En gris cuando el documento está saldado
Notas	La columna Notas de un renglón de Partidas. Primero eliges la partida.	No es la caja Notas del pie: las del documento no se pueden cambiar después de guardar
Referencia	La referencia bancaria o número de cheque.	Es el dato con el que conciliarás contra el estado de cuenta

Si el depósito timbró un REP, casi todo el menú se apaga

Un depósito que emitió complemento de pago deja de ser corregible en lo que el CFDI ya declaró. Comparados dos depósitos saldados del mismo contacto y la misma forma de pago, uno con REP y otro sin él, la diferencia es esta:

Opción	Depósito sin REP	Depósito con REP
Cuenta bancaria	Disponible	En gris
Fecha	Disponible	En gris
Forma de pago	Disponible	En gris
Referencia	Disponible	En gris
Notas	Disponible	Disponible
Contacto	En gris	En gris
Información de partida	En gris	En gris

En un depósito con REP solo queda Notas. Los cuatro datos que se apagan son los que viajan dentro del comprobante fiscal, y no se pueden mover por debajo de él. Si alguno está mal, la salida es cancelar el depósito. Revísalos antes de guardar.

Menú de impresión

El botón de la impresora y el de previsualizar comparten el mismo desplegable: cinco salidas, la misma lista en los dos.

Desplegable del botón de impresión del depósito en Crol ERP mostrando las cinco salidas disponibles.

Salida	Qué imprime	Cuándo la usas
Reporte	El formato general del depósito: encabezado, partidas y totales.	Respaldo interno del movimiento
Recibo de caja	El comprobante de que recibiste el dinero.	Cuando el cliente pide constancia y no hay CFDI de por medio
Póliza contable	La póliza que generó el depósito, con sus cargos y abonos, tres firmas al pie —Elaboró, Autorizó, Revisó— y un bloque Detalle del comprobante con el UUID del CFDI, que va vacío si no hubo timbrado.	Para el expediente contable del periodo
Póliza electrónica	El archivo XML de la póliza en el formato de contabilidad electrónica del SAT.	Para la entrega mensual de contabilidad electrónica
Recibo electrónico de pago	La representación impresa del CFDI con complemento para recepción de pagos, con su folio fiscal.	Solo tiene contenido si el depósito timbró el REP

Tienes el comprobante en dos lugares. La salida Recibo electrónico de pago abre el visor con la representación impresa completa: folio fiscal, número de serie del CSD, datos del cliente y el bloque Documentos Relacionados con la factura que se pagó. Desde el visor puedes exportarla al formato que elijas.

El otro es Archivos digitales, donde Crol deja el PDF del CFDI al timbrar. Ese es además la forma de saber si se timbró: si ves un par PDF y XML nombrados con el UUID, y ya no está el Depósito <folio>.pdf, el REP existe.

Qué se habilita según el momento del documento

Regla corta: lo que construye el documento se apaga en cuanto guardas; lo que opera sobre el documento solo se enciende después de guardar.

Momento	Habilitado	En gris
Capturando (documento nuevo)	Guardar · Deshacer · Insertar partida · Eliminar partida · Insertar partida(s) de Compensación · Selección de documentos	Todo el menú Acciones · todo el menú Cambiar · impresión · Enviar Email · Cargar archivo digital · Generar póliza
Guardado con saldo	Toda la barra menos Guardar y Deshacer · las cuatro Acciones de dinero · Cambiar completo salvo Fecha de cancelación	Guardar · Deshacer · Modificar · Insertar y Eliminar partida · Fecha de cancelación
Guardado y saldado	Impresión · Actualizar · Enviar Email · Cargar archivo digital · Generar póliza · Cancelar · Ajustar total · Desasignar documento por cobrar	Asignar documento por cobrar · Asignar impuestos a anticipos de clientes · Información de partida · Contacto
Cancelado	Impresión · Actualizar · Fecha de cancelación	Prácticamente todo lo demás

Las cuatro opciones del flujo de revisión no entran en esta tabla porque no dependen del saldo sino del estado de revisión. Un depósito saldado y con REP timbrado sigue pudiendo recibir observaciones y darse por revisado.

El Guardar que no aparece: la mayoría de las acciones de este menú graban por su cuenta al Aceptar. Si buscas el botón Guardar después de asignar un documento y lo ves en gris, es porque ya se guardó.

Hazlo simple.