CONCEPTO⏱ 4 min📦 Cómo comprar y gestionar inventarios. Factura de compras y gastos

Qué es

La factura de compras y gastos es la transacción de Crol ERP con la que registras las adquisiciones que hace tu empresa: compras de mercancía para revender, materia prima, insumos, activos y gastos de operación. Es el documento que respalda contablemente la operación con tu proveedor y, cuando incluye productos, da entrada automática al inventario.

Al guardarla, Crol genera de forma automática la póliza contable y la póliza electrónica, y registra el archivo XML del CFDI del proveedor si lo cargaste. La factura queda ligada a tus cuentas por pagar para dar seguimiento a los pagos.

Las cuatro formas de registrarla

Crol ERP ofrece cuatro maneras de registrar una factura de compras y gastos, para adaptarse a distintos flujos de trabajo:

• Captura manual: ingresas los datos directamente en cada sección de la transacción, campo por campo.
• Carga inteligente de CFDI: cargas el archivo XML del proveedor y el sistema extrae automáticamente los datos del comprobante.
• Desde una orden de compra: lees el código de barras de una orden de compra emitida en Crol ERP para precargar los datos.
• AutoTran: herramienta de registro inteligente que aplica reglas y patrones configurados para automatizar el registro de facturas recurrentes.

Cuándo usar

• Registrar la compra de productos para comercializar, materia prima o insumos que entran al inventario.
• Registrar gastos de operación y servicios recibidos de un proveedor (con o sin CFDI).
• Dejar soporte contable y fiscal de una erogación, generando su póliza y su registro en cuentas por pagar.

Cuándo NO usar

• Si vas a emitir un comprobante a un cliente: usa Factura de venta o Nota de venta.
• Si solo quieres reservar mercancía a un proveedor sin registrar la compra: usa Orden de compra.
• Si vas a mover mercancía entre almacenes: usa Traspaso entre almacenes.
• Si transformas insumos en un producto distinto: usa Reempaque o transformación de mercancías.

Estados de la factura

Una factura de compras y gastos puede pasar por los siguientes estados:

• Capturado: la factura se registró correctamente en el sistema.
• Autorizado: la factura fue autorizada dentro del flujo interno.
• Aplicado: la factura surtió su efecto contable y de inventario.
• Saldado: la factura fue pagada en su totalidad.
• Documento desasignado.
• Re-Abierto.
• Cerrado.
• Cancelado: la factura fue cancelada y se revirtieron sus efectos.

Cómo se conecta con otros módulos

• Inventarios: cuando la factura incluye productos, da entrada automática al inventario en el almacén indicado.
• Contabilidad: genera automáticamente la póliza contable y la póliza electrónica de la operación.
• Cuentas por pagar: la factura alimenta el saldo con el proveedor y permite registrar y programar sus pagos.
• Órdenes de compra: una factura puede generarse a partir de una orden de compra previamente registrada en Crol.
• Facturación electrónica (CFDI): almacena el XML del proveedor y permite validar el comprobante ante el SAT.