CÓMO SE HACE⏱ 5 min📦 Cómo comprar y gestionar inventarios. Factura de compras y gastos

Pre-requisitos

• La factura debe estar guardada.
• El menú Cambiar solo habilita los campos que el estado de la factura permite modificar (ver “Qué puedes cambiar según el estado de la factura”).

Pasos

Abre la factura guardada y, en la barra de menú de la transacción, entra a la sección Cambiar. Elige el campo que deseas modificar. Los campos disponibles son:

• Contacto: cambia el proveedor registrado en la factura.
• Días de crédito: actualiza el plazo de pago; recalcula la fecha de vencimiento.
• Estado deducible del documento: alterna el documento completo entre Deducible y No deducible (se ejecuta de inmediato).
• Estado deducible de una partida: alterna la deducibilidad de una partida específica.
• Estado de reembolso del documento: activa o desactiva Aplica reembolso.
• Etiqueta: cambia la etiqueta de clasificación de la factura.
• Fecha de cancelación: corrige la fecha en que se canceló la factura.
• Fecha de recepción: corrige la fecha de recepción de los bienes o servicios.
• Folio: corrige el folio registrado.
• Información de partida: modifica campos específicos de una partida sin cancelar el documento.
• Método de pago: actualiza entre PUE y PPD conforme al catálogo del SAT.
• Nota del resumen: agrega o modifica la nota general del documento.
• Referencia: agrega o modifica la referencia del encabezado.
• Sucursal: reasigna la factura a otra sucursal.
• Proyecto: agrega o modifica el proyecto asociado.

Según el campo elegido, el sistema abre un diálogo para capturar el nuevo valor o ejecuta el cambio de inmediato (como en los estados deducibles y de reembolso). Confirma con Aceptar cuando aplique.

En Información de partida seleccionas el Campo a modificar, la Partida, el Nuevo valor y, si aplica, una Nueva nota.

Qué puedes cambiar según el estado de la factura

El menú Cambiar habilita o deshabilita cada opción según el estado de la factura. Las opciones que aparecen en gris no están disponibles para ese estado.

Factura capturada (con saldo, sin pagar)

Puedes modificar todos los campos del menú. Solo Fecha de cancelación aparece deshabilitada, porque la factura no está cancelada.

Factura saldada (pagada en su totalidad)

Se deshabilitan Contacto, Sucursal, Estado de reembolso del documento y Fecha de cancelación. El resto de los campos sigue disponible.

Factura cancelada

Se deshabilitan Contacto, Sucursal, Proyecto, Folio, Referencia, Método de pago y Estado de reembolso del documento. Siguen disponibles Días de crédito, los estados deducibles, Etiqueta, Fecha de cancelación, Fecha de recepción, Información de partida y Nota del resumen.

Resultado esperado

• El campo seleccionado queda actualizado en la factura.
• Los cambios de deducibilidad y reembolso se aplican de inmediato y muestran el mensaje "La acción ha sido ejecutada".
• El cambio queda registrado en la bitácora.

Errores frecuentes

No encuentro el campo que quiero cambiar en el menú Cambiar

Causa: Ese dato no se modifica por esta vía: el menú Cambiar solo ajusta los campos listados.

Solución: Las partidas (productos, cantidades y costos), el total del documento y la fecha del documento no se editan aquí; para corregirlos debes cancelar la factura y volver a registrarla.

La opción que quiero aparece en gris

Causa: Esa opción no está disponible para el estado actual de la factura (saldada o cancelada).

Solución: Ningún estado deshabilita el menú por completo, pero según el estado se bloquean ciertos campos, como se indica en “Qué puedes cambiar según el estado de la factura”.