Cómo imprimir o previsualizar la cotización de compra
Crol ERP ofrece dos formas de llevar la cotización de compra al papel o al PDF: Imprimir, que envía el documento directamente al manejador de impresión del navegador, y Previsualizar, que abre un visor interno (CROL Reporte) donde puedes revisar el documento antes de imprimir o exportarlo a otros formatos. Este artículo describe ambos botones, las opciones disponibles en su submenú y los pasos para utilizarlas.
Una vez guardada la cotización de compra, la barra de herramientas de la transacción incluye dos botones dedicados a la generación del documento impreso: Imprimir (ícono de impresora) y Previsualizar (ícono de documento con lupa). Ambos botones despliegan el mismo submenú con las siguientes opciones:
- Reporte: Imprime o previsualiza la representación impresa de la cotización de compra, con los datos del proveedor, partidas, totales y pie de página corporativo.
- Solicitud de cotización: Imprime o previsualiza el formato de solicitud de cotización, pensado para enviar al proveedor como petición formal de precios antes de confirmar la compra.
La diferencia entre los dos botones es únicamente la salida:
- Imprimir: Envía el documento directamente al manejador de impresión del navegador, donde puedes seleccionar la impresora, el número de copias y confirmar la impresión física o guardarlo como PDF desde el propio diálogo del navegador.
- Previsualizar: Abre el documento en el visor interno CROL Reporte, donde puedes revisar la cotización antes de imprimirla y además exportarla a otros formatos (PDF, Excel, CSV, RTF, entre otros).
Para imprimir o previsualizar la cotización de compra, sigue estos pasos:
- Abre la cotización de compra que deseas imprimir o previsualizar.
- En la barra de herramientas de la transacción, localiza los botones Imprimir y Previsualizar.
- Haz clic en el botón correspondiente a la acción que deseas realizar y, en el submenú que aparece, selecciona Reporte o Solicitud de cotización según el formato requerido.
- Si elegiste Imprimir, el sistema abrirá el manejador de impresión del navegador. Ajusta las opciones de destino, páginas, copias y color, y haz clic en Imprimir para enviar el documento a la impresora o guardarlo como PDF.
- Si elegiste Previsualizar, el sistema abrirá la ventana CROL Reporte con el documento listo para revisión. Desde esta ventana puedes imprimir o exportar el documento a otros formatos usando el menú desplegable Exportar a formato seleccionado y el botón Exportar.
Los formatos de exportación disponibles desde el visor CROL Reporte son los siguientes:
- Acrobat (PDF): Documento PDF con la apariencia exacta de la cotización impresa. Formato recomendado para compartir con proveedores.
- CSV (comma delimited): Archivo de texto con los datos de la cotización separados por comas. Útil para importar a otras herramientas.
- Excel 97-2003: Libro de Excel compatible con versiones antiguas de Microsoft Office.
- Rich Text Format: Documento RTF editable en Word u otros procesadores de texto.
- TIFF file: Archivo de imagen TIFF, conveniente para archivado o envío por fax.
- Web Archive: Archivo MHTML que contiene la cotización con su formato original, abrible en un navegador web.
Cómo se ve cada formato
La diferencia entre Reporte y Solicitud de cotización no está en cómo los abres (ambos se acceden por el mismo submenú), sino en el contenido y layout del documento generado:
- Reporte: Incluye precios unitarios, subtotal, descuento, IVA y total, además de las firmas de Elaboró y Autorizó. Es el formato interno de la empresa con los importes que se registraron en la cotización.
- Solicitud de cotización: No muestra precios ni totales — solo el concepto, la cantidad y la unidad de medida —, e incluye campos como Tiempo de entrega y Días de crédito, con firmas de Autorizó y Revisó. Está pensado para enviarse al proveedor para que complete los precios y condiciones.
Los siguientes ejemplos muestran cómo se ve el formato Solicitud de cotización en el manejador de impresión del navegador y en el visor CROL Reporte:
Nota: La opción Reporte es la que normalmente imprimes para archivo interno de la empresa, mientras que Solicitud de cotización es el formato sugerido para enviar al proveedor cuando aún estás evaluando precios. Ambas opciones están disponibles tanto en el botón Imprimir como en el botón Previsualizar; elige Previsualizar cuando necesites revisar el documento antes de imprimir o exportarlo a un formato distinto de PF.
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