Campos del depósito en Crol ERP

REFERENCIA ⏱ 5 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

Esta referencia documenta los campos del formulario de Depósito: encabezado, información de contacto, banco, resumen del documento y las ocho pestañas inferiores. Úsala cuando necesites saber qué hace un campo, qué lo desbloquea o por qué está en gris.

Antes de empezar: la cadena de desbloqueos

Casi todos los campos del depósito nacen bloqueados. En un documento nuevo solo llegan habilitados Contacto y Movimientos no reconocidos: son las dos puertas de entrada. A partir de ahí, cada campo que capturas abre el siguiente.

Contacto → Cuenta bancaria y Forma de pago → Forma de pago → Importe del depósito y Referencia bancaria → Importe del depósito → Importe de la partida.

Encabezado

Identifica el depósito y lo ubica en el tiempo y en la sucursal. Es la única parte del formulario que Crol llena casi por completo.

Campo	Descripción	Reglas
Sucursal	Sucursal que registra el depósito.	Llega con la sucursal activa del usuario.
Fecha	Fecha del movimiento bancario. Determina el periodo contable de la póliza.	Llega con la fecha de hoy. Editable.
Folio	Consecutivo del depósito dentro de su serie.	Lo asigna Crol al guardar. No se captura.
Movimientos no reconocidos	Trae un movimiento registrado antes en Movimientos bancarios no reconocidos por nosotros. Al elegirlo, Crol rellena solo la cuenta, la forma de pago, la referencia bancaria y el importe.	Habilitado desde el inicio. Es la segunda puerta de entrada, y la única que se salta la cadena de bloqueos.

Información de contacto

Aquí se define quién depositó y qué le vas a cobrar. El Contacto es el campo que abre el resto del formulario.

Campo	Descripción	Reglas
Contacto	Cliente o tercero que deposita.	Obligatorio. Autocompleta el Domicilio fiscal y desbloquea el bloque Banco.
Domicilio fiscal	Domicilio registrado del contacto.	Se llena solo. Elige otro si el contacto tiene varios.
Criterio de búsqueda	Acota qué documentos ofrece el selector.	Entra en SIN REFERENCIA y queda en TODOS al guardar.
Selección de documentos	Abre la ventana Documentos con las cuentas por cobrar del contacto. Lo que elijas entra como partida.	Mezcla tipos de documento y monedas. Un documento saldado deja de aparecer.
Ordenante	Quién ordenó el pago, cuando no es el contacto. Es un selector de contactos: muestra Contacto, Nombre comercial y RFC.	Llega en NO APLICA.
Banco del ordenante	La cuenta desde la que salió el dinero. Es un selector de cuentas bancarias —muestra Banco, No cuenta y RFC— y trae las que el contacto tenga registradas en su pestaña Cuentas bancarias.	Llega en NO APLICA. Solo se habilita con siete formas de pago: 02, 03, 04, 05, 06, 28 y 29. Con cualquier otra queda en gris.

Banco

Dónde entró el dinero, cómo entró y cuánto entró. Estos cuatro datos son los que viajan al CFDI cuando el depósito timbra un Recibo Electrónico de Pago. De los seis campos, cinco se capturan: el único que nunca se escribe a mano es la Referencia externa.

Campo	Descripción	Reglas
Cuenta bancaria	Cuenta de caja o banco que recibe el dinero.	Se desbloquea con el Contacto. Si es de moneda extranjera, habilita el Tipo de cambio.
Forma de pago	Clave del SAT con la que se recibió el dinero.	Ofrece el catálogo completo, salvo 99 - POR DEFINIR. No se filtra por cuenta ni por documento.
Referencia bancaria	Número de operación, folio de transferencia o número de cheque.	Se desbloquea con la Forma de pago. Es el dato con el que después buscas el depósito en la consulta.
Referencia externa	El identificador que el depósito traía en el sistema donde se originó.	No se captura a mano: por eso lo ves en gris. Lo llena Registro de depósitos cuando el depósito entra por la plantilla de importación.
Tipo de cambio	Paridad con la que se convierte el depósito a la moneda de la empresa.	Solo cuando la cuenta está en una moneda distinta. En cuentas en pesos queda en 1.0000.
Importe del depósito	Monto total recibido, en la moneda de la cuenta.	Obligatorio. Desbloquea el Importe de las partidas y fija el tope de lo que puedes aplicar.

Partidas

Cada renglón dice a qué se aplica el dinero. Un depósito puede pagar documentos, registrar conceptos directos —un anticipo, un ingreso— o combinar ambos.

La rejilla se desplaza a lo ancho. Estas son las columnas que quedan a la derecha:

Columna	Descripción	Reglas
No.	Consecutivo del renglón.	Lo pone Crol.
Folio	Documento que se está cobrando, con su prefijo de serie.	Vacío cuando la partida se captura por concepto.
Concepto	Naturaleza del renglón. Con documento seleccionado trae el nombre del contacto; en captura directa lo eliges del catálogo.	Obligatorio. Decide si el depósito conserva saldo asignable.
Fecha	Fecha del documento afectado.	No se captura.
Moneda · Total · Tipo de cambio	Datos del documento afectado tal como se emitió.	Informativos.
Saldo	Lo que el documento debía antes de este depósito.	Es el tope del Importe.
Saldo en moneda de pago	Ese mismo saldo convertido a la moneda de la cuenta bancaria.	Coincide con Saldo cuando ambas monedas son la misma.
Importe	Cuánto de este depósito se aplica al renglón.	Se desbloquea con el Importe del depósito. No puede pasar del Saldo.
Aplicado	Lo que quedó aplicado, con su divisa.	Lo calcula Crol.
Notas	Texto libre del renglón.	Opcional.

Un depósito no se guarda sin partidas. Aunque el Importe del depósito del encabezado esté capturado, si la rejilla está vacía Crol responde «El importe total debe ser mayor a cero» — y se refiere al Total del pie, no al importe del encabezado. Un anticipo también necesita su renglón, con el concepto Anticipos de clientes nacionales.

La partida que aparece sola. Si el importe que entró al banco supera por centavos lo que amparan los documentos que cobraste, al guardar verás un segundo renglón que tú no capturaste: concepto Ajuste por saldos pequeños, respaldado por un documento nuevo de tipo Cargo a cuentas por cobrar. Crol lo inserta sin preguntar y contabiliza la diferencia como Otros ingresos. Si no querías reconocer ese ingreso, desasígnalo y ejecuta Acciones › Ajustar total a la suma de las partidas.

Resumen del documento

Los tres campos del pie, debajo de las pestañas. Solo uno se captura.

Campo	Descripción	Reglas
Total	Suma de los Importes de las partidas.	Tiene que cuadrar con el Importe del depósito para poder guardar.
Saldo del documento	Saldo del depósito: lo que quedó sin asignar. No es el saldo de la factura.	Solo tiene algo que decir cuando las partidas no afectan documentos.
Notas	Comentario del depósito completo.	Único campo capturable del pie.

Ojo con el estado. Un depósito que cobra parcialmente una factura queda en Saldado con Saldo 0.0000, aunque la factura siga debiendo. El estado y el saldo hablan del depósito, no del documento cobrado.

Asignaciones

Aquí quedan los movimientos de tesorería que se aplicaron contra el saldo del depósito. El caso típico es un depósito con concepto de pasivo —un préstamo, un acreedor diverso, un anticipo— al que después le asignas un egreso desde Acciones › Asignar documento por cobrar. Ninguna de sus columnas se captura: la pestaña es solo de consulta.

Columna	Descripción	Reglas
No. · Folio · Concepto · Fecha	Identifican el documento que se asignó.	Solo lectura.
Moneda · Total · Tipo de cambio	Datos del documento tal como se emitió.	Solo lectura.
Saldo · Saldo en moneda de pago	Lo que el documento debía antes de la asignación, en su moneda y en la de la cuenta.	Solo lectura.
Importe · Aplicado	Cuánto del saldo del depósito se llevó ese documento.	Solo lectura.
Comentario	Nota de la asignación. Es la única columna que Asignaciones tiene de más frente a Partidas.	Solo lectura.

La misma acción, dos destinos. Acciones › Asignar documento por cobrar reparte según lo que elijas: una factura de venta se agrega a Partidas y baja el importe de la partida del concepto; un egreso u otro movimiento de tesorería cae aquí. En los dos casos Crol guarda solo: no hay que pulsar Guardar. Y si lo que pasó es que otra transacción trajo el depósito como partida suya, eso no llega ni a un lado ni a otro — queda en Afectaciones de saldo.

Asignar un anticipo a una factura

Un depósito con saldo —un anticipo de cliente— se puede aplicar después a una factura sin capturar nada a mano. Abre el depósito y elige Acciones › Asignar documento por cobrar: se abre la ventana Asignación de documentos por cobrar.

Ventana Asignación de documentos por cobrar del depósito en Crol ERP con el documento elegido, los saldos del depósito y del documento, y el importe a aplicar.

Campo	Descripción	Reglas
Documentos	Todo lo que el contacto tiene vivo con saldo: facturas y notas de venta, egresos y conceptos como acreedores diversos, cada uno con su Total y su Saldo.	Obligatorio. Al elegirlo se llenan solos los cinco campos siguientes, y lo que elijas decide la pestaña donde queda el rastro.
Fecha de aplicación	Fecha con la que se registra la aplicación.	Llega con la del documento elegido. Editable.
Saldo del depósito	Lo que le queda por aplicar al depósito.	Solo lectura. Es uno de los dos topes del Importe.
Tipo de cambio del documento	Paridad con la que se emitió el documento.	Editable cuando las monedas difieren.
Saldo del documento · Saldo en la moneda de pago	Lo que el documento debe, en su moneda y en la de la cuenta bancaria.	Solo lectura. Es el otro tope del Importe.
Importe	Cuánto del anticipo le aplicas a ese documento.	Obligatorio. No puede pasar del menor de los dos saldos.
Importe en la factura	El equivalente del importe en la moneda del documento.	Lo calcula Crol al capturar el Importe.

Al aceptar, Crol guarda solo: no hay que pulsar Guardar. El Saldo del documento del depósito baja por lo aplicado y el documento afectado baja el suyo. Dónde aparece el renglón depende de lo que elegiste: una factura de venta se agrega a Partidas y reduce el importe de la partida del concepto; un egreso queda en Asignaciones y deja las partidas como estaban.

Afectaciones de saldo

La vista corta de lo mismo, en cinco columnas: qué documentos consumieron el saldo del depósito y por cuánto. Se llena cuando el saldo se afecta desde otra transacción, no desde el propio depósito.

Columna	Descripción	Reglas
No.	Consecutivo de la afectación.	Solo lectura.
Documento	La transacción que consumió el saldo del depósito.	Solo lectura. Es la liga para ir a revisarla.
Fecha	Fecha de esa transacción.	Solo lectura.
Total	Importe completo de la transacción que afectó.	Solo lectura.
Aplicado	Cuánto de ese total se llevó del saldo del depósito. Puede ser menos que el Total.	Solo lectura.

Aquí escribe cualquier transacción que consuma el saldo del depósito desde fuera. El caso más claro es devolver un anticipo con un egreso: capturas el egreso, eliges el depósito en su Selección de documentos y, al guardarlo, el renglón aparece en esta pestaña con el folio del egreso y el saldo del depósito baja a cero.

Compensación

Sirve para cruzar el depósito contra documentos por pagar del mismo contacto —el caso clásico es el factoraje—. Es la única pestaña, además de Partidas, con su propio Insertar partida(s): aquí sí se captura, pero solo mientras el depósito se está creando. Una vez guardado, el botón queda en gris.

Columna	Descripción	Reglas
Documento	La factura de compra o gasto que expidió el tercero y que se va a compensar. En factoraje son las comisiones por gastos administrativos y los intereses.	Se captura. Solo documentos por pagar del mismo contacto.
Fecha · Moneda · Tipo de cambio	Datos del documento elegido.	Se llenan solos.
Saldo · Saldo en moneda de pago	Lo que se le debe al tercero por ese documento.	Solo lectura. Es el tope de lo aplicado.
Aplicado	El importe del documento que se va a compensar.	Se captura. Queda topado al Importe del depósito: si capturas más, Crol lo baja a ese tope.
Aplicar a la partida no.	Número de renglón de la pestaña Partidas contra el que se compensa este documento.	Se captura. Es la columna que no existe en ninguna otra pestaña.

Al guardar, Crol genera por su cuenta una transacción de pago en especie, compensación o permuta y el CFDI con complemento para recepción de pagos. El flujo completo del caso de factoraje está en su propio artículo.

Póliza contable

El asiento que generó el depósito. No se edita desde aquí.

La póliza no es inmediata. Justo después de guardar verás «La póliza se encuentra en proceso de generación». Vuelve a cargar la transacción y aparece.

En un cobro de factura la póliza es de tipo Ingreso: carga a Bancos por el neto, y reclasifica el IVA de trasladado no cobrado a trasladado cobrado en la proporción cobrada. Hay un par de renglones de IVA y un abono a clientes por cada partida, así que un depósito que cobra dos facturas trae siete renglones, no cuatro.

En esta misma pestaña puede aparecer una segunda póliza, de tipo Diario, con el título Registro de la fluctuación cambiaria. Solo sale cuando cobras un documento en moneda extranjera y el tipo de cambio cambió desde que se emitió: ajusta Clientes, Ganancia o Pérdida cambiaria y el IVA trasladado no cobrado por la diferencia. Suelen ser centavos.

Flujo de efectivo

La segunda contabilidad del depósito: la póliza de flujo de efectivo, con su propia partida doble y sus propias sumas iguales.

Columnas: No · Cuenta · Cargos · Abonos · Referencia · Comentario. Carga la cuenta de banco por el total del depósito y abona a una cuenta del árbol de flujo —5.1 Actividades de operación, 5.3 Actividades de financiamiento, según el origen del dinero—, con un renglón por partida.

Las cuentas que empiezan con 5 son de flujo de efectivo, no del balance. Si ves una contrapartida que no reconoces, revisa en qué pestaña estás: la de Póliza contable y la de Flujo de efectivo usan árboles de cuentas distintos.

Bitácora

La traza de estados del depósito.

Columnas: Fecha · Flujo · Usuario · Notas. Un depósito que salda su importe deja tres renglones en el mismo segundo: Aplicado y Elaborado a nombre del usuario, y Saldado a nombre del Sistema.

La bitácora no registra el timbrado del Recibo Electrónico de Pago. Si cobras una factura PPD, el CFDI se emite y aquí no queda rastro: la evidencia está en Archivos digitales.

Revisión

El flujo de autorización interna, independiente del estado contable.

Columnas: Fecha · Flujo · Usuario · Comentario. Se inicializa sola al guardar, con Pendiente de revisión y el comentario CREACIÓN DE REGISTRO. No se escribe a mano: cada renglón lo pone una de las cuatro opciones de revisión del menú Acciones.

Valor de Flujo	Cómo llegó ahí
Pendiente de revisión	Estado de nacimiento. Lo pone Crol al guardar, o la acción Transacción pendiente de revisión si lo regresas.
Con observaciones	Alguien ejecutó Enviar observaciones al cliente. Mientras esté así, el depósito no se puede dar por revisado.
Solventado	Se cerraron las observaciones con Solventar observaciones.
Revisado	Se ejecutó Transacción revisada, la única de las cuatro que pide confirmación.

El mismo estado se ve sin abrir el documento: la última columna de la lista de depósitos muestra un reloj mientras está pendiente y una palomita cuando ya se revisó.

El comentario no se guarda como lo escribes. Crol lo pasa a mayúsculas y convierte el guion en raya. Y no es obligatorio: Solventar observaciones acepta la caja vacía, y entonces el renglón queda con la hora y el usuario pero sin decir cómo se resolvió.

Archivos digitales

Los documentos que Crol generó y los que tú adjuntes. Viven en una carpeta con el identificador de la transacción.

Lo que ves	Qué significa
Depósito <folio>.pdf	Representación impresa del depósito. Es lo normal cuando no hubo timbrado.
<folio>-<UUID>.pdf + .xml	Se timbró el Recibo Electrónico de Pago. Pasa cuando la factura cobrada es PPD. El par PDF + XML con UUID es la señal: no hay ninguna otra.

Hazlo simple.

El lado fiscal

Los campos de fecha y de forma de pago tienen reglas del SAT detrás: