Configurar folios de transacciones y documentos del sistema

Configurar folios de transacciones y documentos del sistema

En Crol ERP, la correcta gestión de folios es fundamental para asegurar la precisión y la trazabilidad de las transacciones y documentos generados dentro del sistema. Los folios, o números consecutivos, son asignados a cada documento para identificarlos de manera única y mantener un orden cronológico y administrativo coherente.

Esta sección de la guía de usuario está diseñada para proporcionarte una comprensión clara y paso a paso de cómo acceder y configurar los folios en el sistema. Cubriremos desde la selección de transacciones específicas hasta la modificación de los detalles de folios para diferentes tipos de documentos y sucursales, asegurando que puedas gestionar estos elementos críticos de manera efectiva y eficiente. Sigue las instrucciones detalladas para familiarizarte con el proceso y hacer uso óptimo de las funciones que Crol ERP ofrece para la administración de folios.


Acceso al control de folios

Para iniciar operaciones en Crol ERP o modificar el folio o consecutivo de las transacciones y documentos del sistema, sigue estos pasos:

  1. Navegación: Dirígete a la opción de menú Configuración > Todas las opciones > Sistema > Control de folios.

Selección y modificación de folios

  1. Selección de la transacción:
    • En la pantalla de Control de folios, localiza la transacción para la cual deseas configurar los folios.
    • Utiliza el campo de búsqueda para encontrar rápidamente la transacción ingresando su nombre.

  2. Modificación de folios:

    • Selecciona la transacción deseada y haz clic en Modificar para empezar a editar los folios.

     
Descripción de los campos

  • Sucursal: Selecciona la sucursal para la cual se configurará el folio. Esto permite establecer o modificar folios específicos para diferentes ubicaciones de la empresa.

  • Tipo de documento: Define el tipo de documento para el cual se está configurando el folio, en este caso, "Nota de crédito a clientes".

  • Serie: Especifica la serie asociada al tipo de documento, la cual es una combinación de letras o números que precede al número de folio, ayudando a organizar y diferenciar los documentos dentro del mismo tipo.

  • Último folio emitido: Muestra el último número de folio que fue emitido para el tipo de documento y serie especificados. Esto ayuda a identificar el próximo número de folio que se deberá utilizar.

  • Folio bloqueado: Esta casilla permite bloquear el folio para evitar que se siga utilizando. Se usa generalmente para controlar y prevenir la emisión de documentos duplicados o erróneos.

Guardado de cambios

  1. Guardado de cambios:
    • Después de realizar los ajustes necesarios, asegúrate de guardar los cambios seleccionando Guardar.

Estos pasos y descripciones te permitirán gestionar adecuadamente los folios de las transacciones dentro del sistema, asegurando que el seguimiento y la documentación sean consistentes y estén al día.



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