CONCEPTO ⏱ 5 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Egresos
Un egreso documenta que salió dinero de una cuenta tuya y a dónde se aplicó. Lleva tres datos que no pueden faltar: de qué cuenta salió, a quién se le pagó y contra qué se aplica. Ese tercer dato es el que hace la diferencia entre un registro útil y uno que solo baja el saldo del banco.
La aplicación puede ir contra documentos por pagar, como facturas de proveedor, o contra un concepto contable, cuando el pago no corresponde a un documento previamente registrado. En ambos casos el egreso genera su póliza y afecta el saldo de la cuenta bancaria de forma inmediata.
Usa el egreso para pagar facturas de proveedor, liquidar la nómina o enterar contribuciones al SAT. También para entregar un anticipo a un proveedor o registrar un gasto que se pagó directo, sin documento previo.
No lo uses para registrar la compra o el gasto en sí. La compra se documenta en su propia transacción y el egreso solo la paga. Si lo registras desde el egreso pudiendo usar una factura de compras, pierdes dos cosas: el control de saldos por proveedor y el desglose de impuestos.
Crol ofrece cuatro formas de decidir contra qué se aplica el dinero. Todas terminan afectando el saldo del documento de la misma manera; lo que cambia es cómo llegas ahí y dónde queda el rastro.
| Camino | Cuándo conviene |
|---|---|
| Criterio de búsqueda | El proveedor tiene pocos documentos y quieres verlos todos antes de decidir, o quieres filtrar solo los vencidos. |
| Selección de documentos | El proveedor tiene muchos documentos y vas por dos o tres en concreto. |
| Concepto en la partida | El pago no corresponde a ningún documento registrado: un gasto directo, un anticipo, un depósito en garantía. |
| Asignar documento por pagar | El egreso ya está guardado y tiene saldo disponible, típicamente un anticipo que ahora quieres aplicar a una factura. |
Un egreso puede quedar con saldo pendiente. Eso ocurre cuando el importe que salió del banco es mayor que lo aplicado a documentos. Es exactamente lo que pasa con un anticipo: pagaste al proveedor sin que exista todavía una factura contra la cual aplicarlo.
Ese saldo queda disponible y es lo que habilita la acción de asignar documentos más adelante. Cuando la factura llega, aplicas el anticipo contra ella y el saldo del egreso baja a cero. La operación es reversible: desasignar devuelve el saldo al egreso y el saldo al documento.
Que un egreso conserve saldo o quede saldado lo determina la cuenta que hay detrás del concepto. Solo los conceptos de cuentas por cobrar generan saldo: anticipos a proveedores, anticipo de salarios, otros pagos anticipados, deudores diversos y depósitos en garantía. Ese saldo es el que después puedes asignar a una factura. Todos los demás se saldan al guardarse: costos y gastos, pasivo, capital y el resto de los activos.
Las dos operaciones revierten efectos, pero dejan rastros contables distintos, y esa diferencia importa cuando el periodo ya se declaró.
Cancelar anula el egreso completo. Devuelve el dinero al saldo del banco y genera una póliza espejo con los importes en negativo. La póliza original permanece y el efecto neto queda en cero. Queda huella de las dos.
Desasignar solo deshace la aplicación a un documento. Devuelve el saldo al egreso y a la factura, y elimina la póliza de la asignación en lugar de reversarla. Si el periodo ya se cerró o se envió la contabilidad electrónica, vale la pena considerar esa diferencia antes de desasignar.
El egreso es un punto de llegada. Casi nunca nace solo: recoge documentos que otros módulos generaron.
De Compras y gastos toma las facturas de proveedor con saldo. Al aplicarles el pago, actualiza su saldo y su estado, que pasa a Saldado cuando llega a cero.
De Registro de nómina y finiquitos toma la nómina calculada. El egreso paga el neto a los trabajadores y deja en firme el ISR retenido.
De la Hoja de ayuda para pago de impuestos toma la declaración armada, con sus conceptos desglosados: contribuciones, actualización y recargos. Cada concepto aterriza en su propia cuenta contable, así que el desglose que hagas en la hoja de ayuda determina cómo queda registrado el pago.
Hacia Contabilidad el egreso entrega su póliza, que puede ser más de una: la del pago, la de la asignación y la de fluctuación cambiaria. Se generan en segundo plano.
Y con Cuentas de caja y bancos la relación es doble: de ahí sale el catálogo de cuentas disponibles, y ahí se refleja el movimiento. Conviene saber que el desplegable de cuentas del egreso solo muestra las que tengan asignado tu usuario.