CONCEPTO ⏱ 4 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos
Un depósito responde a tres preguntas: de quién entró el dinero, a qué cuenta entró y contra qué se aplica. Con esas tres, Crol mueve el saldo del banco, baja el saldo de lo que cobraste y genera la póliza contable.
Esa tercera pregunta es la que decide todo lo demás. Cada renglón de las partidas puede apuntar a un documento —una factura de venta, una nota de venta— o a un concepto, que es una cuenta contable sin documento detrás.
Cuando el depósito cobra un documento, el dinero tiene destino: la factura baja su saldo y el depósito queda saldado. Cuando el depósito registra un concepto, el dinero entró pero todavía no se aplicó a nada, y ahí es donde el depósito puede conservar saldo.
Lo que decide si queda saldo es la naturaleza de la cuenta que hay detrás del concepto:
| Naturaleza del concepto | Ejemplos | Qué pasa al guardar |
|---|---|---|
| Pasivo con quien deposita | Anticipos de clientes, acreedores diversos, clientes retenidos en garantía | El depósito conserva saldo por el importe. Ese saldo es lo que después puedes asignar. |
| Ingreso o resultado | Otros ingresos, intereses a favor, recuperación por seguros, ganancia cambiaria | El depósito se salda solo. No hay nada que asignar después. |
Los dos hablan del depósito, no del documento que cobraste. Es el malentendido más común.
Un depósito que cobra parcialmente una factura queda en Saldado con saldo 0.00, aunque la factura siga debiendo: el depósito aplicó todo su importe y ya no le queda nada por repartir. Para saber cuánto debe la factura, hay que mirar la factura.
| Situación | Qué usar |
|---|---|
| Te pagaron una factura de venta, completa o en parcialidades | Depósito |
| El cliente te adelanta dinero sin factura de por medio | Depósito con concepto de anticipo |
| Entró dinero que no viene de ninguna venta: un préstamo, un seguro, intereses del banco | Depósito con el concepto que corresponda |
| Aparece un movimiento en el estado de cuenta y no sabes de quién es | Depósito desde Movimientos no reconocidos |
| Te retuvieron IVA o ISR y quieres registrar la retención | Eso no es depósito: es Abonos a cuentas por cobrar |
| Vas a devolver dinero | Eso no es depósito: es Egreso |
Con Ventas: el depósito baja el saldo de la factura y, si la factura es PPD, dispara el timbrado del Recibo Electrónico de Pago. Con Bancos: mueve el saldo de la cuenta de caja o banco que elijas. Con Contabilidad: genera una póliza de tipo Ingreso donde el IVA pasa de trasladado no cobrado a trasladado cobrado, que es el asiento que hace que tu declaración cuadre.
También se cruza con Compras y gastos cuando el mismo contacto te debe y le debes: la pestaña Compensación deja saldar las dos cosas en un solo movimiento.