Cómo subir y organizar archivos digitales de la empresa en Crol ERP

Sube y organiza archivos digitales de la empresa

CÓMO SE HACE⏱ 5 min📦 Configuración

La pestaña Archivos digitales de Información de la empresa permite adjuntar y organizar en carpetas los documentos legales, constitutivos y de contabilidad electrónica de la organización (actas, contratos, escrituras, archivos XML de contabilidad electrónica, etc.) directamente en el sistema, sin depender de carpetas externas. Realiza esta tarea al implementar el sistema o cuando necesites agregar un nuevo documento corporativo.

Pre-requisitos

  • Contar con el rol de administrador en Crol ERP.
  • Tener los archivos a subir disponibles en tu equipo. Formatos permitidos: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), ZIP y TXT.

Pasos

  1. Haz clic en tu nombre de usuario en la barra de navegación y selecciona Información de la empresa.
  2. Haz clic en la pestaña Archivos digitales.
  1. En el árbol de carpetas de la izquierda, selecciona la carpeta donde deseas subir el archivo (por ejemplo, Archivos constitución empresa o Contratos). Si necesitas una carpeta nueva, usa el ícono Nueva carpeta en la barra de herramientas del gestor.
  2. Haz clic en el ícono Subir archivo en la barra de herramientas y selecciona el documento desde tu equipo.
  3. Espera a que el archivo aparezca en el panel de contenido de la derecha con su nombre y tamaño.
  4. Haz clic en Guardar si el sistema lo solicita.
Nota: La barra de herramientas del gestor incluye las siguientes acciones: Nueva carpeta, Subir archivo, Descargar, Mover y Eliminar. Los formatos de archivo permitidos son: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), ZIP y TXT. Esta sección también es el lugar indicado para guardar los archivos de contabilidad electrónica (XML de catálogo de cuentas, balanza y pólizas).

Resultado esperado

  • El archivo aparece en el panel de contenido de la derecha con su nombre, tamaño y fecha.
  • El árbol de carpetas de la izquierda refleja la organización actualizada.

Errores frecuentes

El archivo no aparece después de subirlo

Causa: La carpeta seleccionada en el árbol no coincide con la carpeta de destino.

Solución: Haz clic en la carpeta correcta en el árbol para refrescar el contenido del panel derecho.

No puedo subir el archivo (botón inactivo o error)

Causa: El formato del archivo no está permitido o el tamaño supera el límite del sistema.

Solución: Verifica que el archivo sea uno de los formatos permitidos: PDF, Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), ZIP o TXT. Si el formato es correcto, intenta comprimir el archivo en ZIP antes de subirlo.

Hazlo simple.