Registrar el pago desde la propia factura

Registrar el pago desde la propia factura

CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

La tercera puerta de entrada al depósito: en vez de capturarlo y buscar la factura, abres la factura y cobras desde ahí. Crol crea el depósito por ti.

Hay tres formas de que nazca un depósito en Crol. Capturarlo desde cero y buscar el documento; capturarlo y traer el documento con Selección de documentos; o esta, que va al revés: partes de la factura y el depósito aparece solo.

Es la vía natural cuando el cobro es de una sola factura, completo o parcial: un cliente te transfiere exactamente lo de una factura y no tienes que repartir nada.

Pasos

  1. Abre la factura desde Ventas › Facturas de venta.
  2. Menú Acciones › Registrar pago.
  3. Llena los seis campos del modal —abajo están explicados uno por uno—.
  4. Pulsa Aceptar.

Los seis campos del modal

Modal Registrar pago de una factura de venta en Crol ERP con sus seis campos, resaltados Cuenta bancaria e Importe del pago.

Los dos resaltados son los que deciden el depósito: Cuenta bancaria es el único que llega vacío, e Importe del pago llega precargado con el saldo completo de la factura.

Campo Qué poner Cómo llega
Fecha del pago El día en que el dinero entró al banco, no el de la factura Precargado con hoy
Cuenta bancaria La cuenta o caja donde cayó el dinero Vacío. Es el único que no trae valor y hay que elegirlo
Forma de pago El medio real del cobro, para efectos del CFDI Precargado en 01 - Efectivo
Referencia Número de cheque, folio de la transferencia, lo que te sirva para reconciliar Vacío y opcional
Cuenta bancaria del ordenante La cuenta desde la que pagó el cliente En No aplica. Solo se habilita con ciertas formas de pago
Importe del pago Lo que realmente entró Precargado con el saldo completo de la factura. Bájalo si el cobro fue parcial
Revisa la fecha y la forma de pago antes de aceptar. Están precargados, y ese es justo el riesgo: si el dinero entró otro día o por otro medio, el depósito y —si hay REP— el CFDI quedan con datos que no corresponden.

Qué hace Crol al aceptar

  1. Crea un depósito con su propio folio, ya guardado. No pasas por el formulario ni tienes que pulsar Guardar.
  2. Aplica el importe a la factura y ajusta los dos saldos.
  3. Genera la póliza contable en segundo plano.
  4. Si la factura es PPD, timbra el Recibo Electrónico de Pago. Antes de hacerlo te pregunta.
El timbrado sí se avisa. Con una factura PPD, al aceptar sale «Se emitirá un recibo electrónico de pago, ¿Deseas continuar?». Ahí es donde se decide: si aceptas, el CFDI se emite.

Dónde queda el depósito

En la consulta de Bancos y tesorería › Depósitos, como cualquier otro. Desde la factura lo encuentras en la pestaña Información del pago, que lista la fecha, el folio del depósito, la forma de pago, la cuenta y el importe aplicado.

El depósito que nace así es un depósito normal en todo: lleva su pestaña de Revisión, su Bitácora, su póliza y su menú Cambiar. Si te equivocaste en la cuenta o la forma de pago, se corrige desde el depósito, no desde la factura.

Cuándo no usarla

  • Cuando el mismo depósito paga varias facturas. Registrar pago cobra una factura; para repartir un depósito entre varias, captúralo desde la transacción.
  • Cuando el cliente te transfirió de más y quieres dejar el sobrante como saldo a favor.
  • Cuando la factura ya está saldada: la opción sale en gris.
Hazlo simple.