Importar el inventario inicial desde Excel
CÓMO SE HACE ⏱ 6 min 📦 Configuración avanzada. Saldos iniciales. Inventario
Carga el inventario inicial de muchos productos a la vez desde una plantilla de Excel. Crol genera la plantilla con los productos del almacén y la clasificación que elijas, tú capturas existencias y valores, y al importarla crea el inventario inicial ya aplicado.
Pre-requisitos
- Tu fecha de inicio de operaciones ya está definida. Si empiezas a operar en Crol el 1/01/2026, la fecha de los saldos iniciales es el 31/12/2025.
- Tus productos y almacenes ya están dados de alta.
- Los productos que manejan lote no vienen en la plantilla. Regístralos en el formulario con Registrar lotes y caducidad del inventario inicial.
Pasos
- Selecciona Configuración › Todas las opciones › Saldos iniciales › Importación de información › Registro de inventario inicial.
- Elige el Almacén, la Clasificación y el Proyecto, y haz clic en Generar archivo.
Se descarga el archivo Registro de inventario inicial.xlsx con un renglón por producto.
- Abre el archivo y captura la Existencia inicial y el Valor total de cada producto.
No agregues, quites ni muevas columnas: las de ID las usa Crol para identificar el almacén, el producto, la unidad y el proyecto. Si el producto maneja serie, captura las series en la columna Serie, separadas por punto y coma, tantas como la existencia. Guarda el archivo en el mismo formato.
| Columna | Qué capturas |
|---|---|
| No. | Nada. Número de renglón. |
| Producto | Nada. Nombre del producto. |
| Nombre corto o código | Nada. Código del producto. |
| Unidad | Nada. Unidad de almacén. |
| Existencia inicial | La cantidad al cierre. Solo números. |
| Valor total | El valor total de esa existencia. Solo números. |
| Serie | Solo en productos con serie, separadas por punto y coma. |
| ID del almacen, ID del producto, ID de unidad, ID del proyecto | Nada. No los modifiques. |
- Regresa a la pantalla y haz clic en Importar archivo.
- Haz clic en Seleccionar, elige el archivo y haz clic en Aceptar.
Revisa que el almacén, la clasificación y el proyecto de la pantalla sean los mismos con los que generaste el archivo.
Resultado esperado
- La sección Resultado muestra «Inventario inicial importado con exito».
- En Configuración › Todas las opciones › Saldos iniciales › Activo › Inventario inicial aparece un registro nuevo ya Aplicado, con la fecha de los saldos iniciales.
- El valor aparece como Saldo sugerido en Balance inicial, en la subcuenta de cada producto del almacén.
Variaciones / Notas
- La importación reemplaza la existencia: para los productos del archivo, en el almacén y proyecto elegidos, Crol da salida a la existencia que ya tenían al inicio de operaciones y entrada a la nueva. Úsala para cargar o para corregir el inventario completo de una clasificación.
- Si te equivocaste: cancela el registro importado con Cancelar un inventario inicial o vuelve a importar el archivo corregido.
- Recomendación: captura el balance inicial hasta que termines de registrar todos tus saldos iniciales. Si después cambias algo, vuelve a abrir Balance inicial desde el menú: el saldo sugerido no se refresca solo.
Hazlo simple.