Flujo de revisión de un depósito

Flujo de revisión de un depósito

CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Depósitos

La pestaña Revisión es el control interno del depósito: quién lo revisó, qué observó y si quedó solventado. Es independiente del estado contable.

Todo depósito nace Pendiente de revisión. Ese renglón lo escribe Crol solo al guardar, con el comentario CREACION DE REGISTRO. Lo que pase después lo deciden las personas.

Pestaña Revisión de un depósito en Crol ERP con el renglón inicial que Crol escribe al guardar la transacción.

Las cuatro acciones del flujo

Acción del menú Qué hace Quién la usa
Transacción revisada Marca el depósito como revisado y cierra el pendiente Quien audita: contabilidad o el responsable de tesorería
Transacción pendiente de revisión Lo regresa al flujo. Sirve para reabrir una revisión cerrada por error El mismo revisor
Enviar observaciones al cliente Registra una observación y deja el depósito Con observaciones Quien detecta algo que hay que corregir
Solventar observaciones Cierra las observaciones abiertas y pasa el depósito a Solventado Quien atendió lo señalado
«Enviar observaciones al cliente» no envía nada al cliente. Pese al nombre, no manda correo ni notificación al contacto: abre un campo de observaciones y escribe un renglón en la pestaña Revisión, para tu equipo. Lo que sí sale hacia afuera es Enviar Email de la barra de herramientas, que es otra cosa.

Cuál puedes usar depende de dónde está el depósito

Las cuatro no están disponibles siempre. El estado actual enciende unas y apaga otras, y eso es lo que convierte la pestaña en un flujo y no en un cuaderno de notas:

Si el depósito está… Enviar observaciones Solventar Pendiente de revisión Revisada
Pendiente de revisión Sí — — Sí
Con observaciones Sí Sí — —
Solventado Sí — — Sí
Revisado Sí — Sí —

La regla que importa está en la fila del medio: con observaciones abiertas no puedes marcar el depósito como revisado. Hay que solventarlas primero. Y al revés, un depósito ya revisado solo se puede tocar regresándolo a pendiente.

Menú Acciones del depósito en Crol ERP desplegado, con las cuatro opciones del flujo de revisión en su parte inferior.

Pasos para revisar un depósito

  1. Abre el depósito desde la consulta.
  2. Comprueba lo de siempre: importe contra el estado de cuenta, cuenta bancaria correcta, forma de pago que corresponde al medio real, documento bien aplicado.
  3. Si todo cuadra, menú Acciones › Transacción revisada.
  4. Si algo no cuadra, Acciones › Enviar observaciones al cliente y describe qué falta.
  5. Abre la pestaña Revisión para confirmar que quedó el renglón.

Revisión y Bitácora no son lo mismo

Pestaña Qué registra Quién escribe
Bitácora Lo que le pasó al dinero: aplicado, saldado, asignaciones Crol, automáticamente
Revisión Lo que opinó tu equipo sobre el documento Las personas, con las acciones del menú
El flujo es independiente del estado contable. Un depósito saldado, con su REP timbrado y su póliza hecha, sigue pudiendo recibir observaciones y darse por revisado: lo que decide qué acciones tienes disponibles es el estado de revisión, no el del dinero.

Cómo ver el estado sin abrir el depósito

La última columna de la consulta de depósitos lleva el estado de revisión: un reloj mientras está pendiente, una palomita cuando ya se revisó. Es la forma rápida de barrer el mes y ver qué falta.

Para control por lote hay dos reportes, que encuentras escribiendo revis en el buscador de opciones: Transacciones pendientes de revisión y Porcentaje de revisión de transacciones.

El comentario no se guarda como lo escribiste. Crol lo pasa a mayúsculas y convierte el guion en raya. Y el campo no es obligatorio: Solventar observaciones acepta la caja vacía, así que se puede cerrar una observación sin dejar dicho cómo se resolvió. Si tu equipo usa este flujo como control, acuerda que el comentario se llena siempre.
Hazlo simple.