Cómo cancelar una factura (CFDI) en Crol y elegir el motivo

Cómo cancelar una factura (CFDI) y qué motivo de cancelación elegir

CÓMO SE HACE ⏱ 7 min 📦 Facturación electrónica (CFDI). Cancelación y notas de crédito

Cancela una factura de venta en Crol y ante el SAT. Eliges el motivo fiscal de cancelación, confirmas, y Crol registra el estado cancelado en el encabezado y en la bitácora. Según el motivo y el tipo de comprobante, la cancelación puede requerir que el receptor la acepte.

Pre-requisitos

  • La factura de venta que vas a cancelar está timbrada.
  • Sabes qué motivo de cancelación del SAT aplica a tu caso.
  • Estás dentro del plazo para cancelarla. Lo explicamos más abajo, en Hasta cuándo puedes cancelar.

Pasos

  1. Entra a Opciones › Todas las opciones › Ventas › Factura de venta. Crol abre la pantalla de consulta.
  1. Selecciona la transacción de factura de venta que deseas cancelar.
  2. Haz clic en el botón ✕ de la barra de opciones. Crol abre la ventana Cancelar Transacción.
  1. Captura la Fecha, elige el Motivo de cancelación del SAT y agrega Comentarios si lo requieres.
  2. Haz clic en Aceptar para cancelar, o en Cancelar para cerrar la ventana sin cancelar la factura.
Nota: el Motivo de cancelación llega precargado en 03. Revísalo antes de aceptar: el motivo que elijas queda registrado ante el SAT y no se puede corregir después.

Qué motivo elegir

El SAT tiene cuatro motivos. El que elijas depende de si el comprobante se sustituye por otro y de si la operación llegó a realizarse.

Clave Cuándo se usa Necesitas emitir otra factura
01 La factura salió con errores y ya emitiste la que la sustituye. Sí, antes de cancelar. La nueva se relaciona con la cancelada.
02 La factura salió con errores y no vas a sustituirla. No.
03 La operación no se llevó a cabo. No.
04 La operación quedó incluida en una factura global. No.

El motivo 01 es el único que pide el folio fiscal del comprobante que sustituye, así que emite primero la factura nueva y cancela después. Si lo haces al revés, el SAT rechaza la cancelación.

Hasta cuándo puedes cancelar

Puedes cancelar un CFDI hasta el mes en el que te toca presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en el que lo emitiste, y siempre que el receptor acepte la cancelación. El mes depende de tu régimen. Pasado ese momento el comprobante ya no se puede cancelar.

Importante: al cancelar una factura de venta estás obligado a justificar y soportar documentalmente el motivo de la cancelación. La autoridad puede pedírtelo. Usa el campo Comentarios de la ventana para dejar el porqué dentro de Crol, y conserva el respaldo.

Fundamento legal: artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación.

Cuándo no necesitas que el receptor acepte

En varios supuestos la cancelación procede sin pedirle nada al cliente. Los que más se presentan al cancelar una factura de venta:

  • Cuando cancelas dentro del día hábil siguiente a haberla emitido. Es la salida más rápida cuando detectas el error el mismo día.
  • Cuando el comprobante ampara un total de hasta $1,000.00. Ojo: esto no aplica al CFDI con complemento de pago, aunque el importe sea menor.
  • Cuando la emitiste al público en general con el RFC genérico, o a un residente en el extranjero.

Hay más supuestos, y varios traen excepciones. Consúltalos en la referencia de motivos y reglas de cancelación antes de asumir que tu caso entra.

Fundamento legal: regla 2.7.1.35. de la Resolución Miscelánea Fiscal.

Resultado esperado

  • El encabezado de la transacción muestra el indicador de cancelado.
  • La bitácora registra la fecha de cancelación, el estado cancelado y el usuario que la realizó.
Importante: si el CFDI es cancelable con aceptación, la cancelación queda pendiente hasta que el receptor responda. El estado final de la factura cambia según la respuesta que llegue del SAT.

Cancelar sin afectación fiscal

En el menú Acciones existe además Cancelar sin afectación fiscal. Es otra cancelación, no la misma con otro nombre. Abre una ventana propia que pide Fecha y Notas, y no tiene el campo Motivo de cancelación. Por eso no manda nada al SAT: da de baja el documento dentro de Crol y ahí termina.

Se usa en dos situaciones. En un documento que nunca se timbró es la vía para darlo de baja, y ahí se acaba el asunto. Y también se usa en uno ya timbrado, cuando necesitas dejar limpia la cobranza en Crol sin esperar al SAT. Ese segundo caso es el que hay que entender bien.

Importante: si la usas en una factura timbrada, la cancelación ante el SAT queda pendiente y es tuya. El documento queda cancelado en Crol, pero el CFDI sigue vigente y Crol ya no lo va a cancelar por ti: tendrías que entrar al portal del SAT y cancelarlo ahí a mano. Mientras no lo hagas, lo que ves en Crol y lo que el SAT tiene no coinciden. Y ten presente que Crol no te advierte de nada al usarla.

Errores frecuentes

«No me deja cancelar sin elegir motivo»

Causa: el motivo de cancelación es obligatorio en todo CFDI timbrado.

Solución: elige la clave 01 a 04 que corresponda a tu caso. Si eliges 01, ten a la mano el folio fiscal de la factura que sustituye.

«La cancelación se quedó en proceso»

Causa: el CFDI requiere aceptación del receptor, o el servicio de cancelación del SAT no está disponible en ese momento.

Solución: espera la respuesta del receptor y vuelve a consultar la factura. Recarga la transacción para ver el estado actualizado: el indicador del encabezado no se refresca solo.

«Me dice que no es cancelable»

Causa: el CFDI tiene otros comprobantes relacionados, o ya pasó el plazo para cancelarlo.

Solución: cancela primero los comprobantes que dependen de él. Si el motivo es el plazo, el comprobante ya no se puede cancelar.

Hazlo simple.