Adjuntar un archivo digital a un egreso en Crol ERP

Adjuntar un archivo digital a un egreso

CÓMO SE HACE ⏱ 4 min 📦 Contabilidad y finanzas. Bancos y tesorería. Egresos

Los archivos digitales son la documentación de respaldo del egreso: el comprobante del banco, el pagaré, la autorización. Se adjuntan desde el ícono de nube de la barra de herramientas, arrastrando el archivo o eligiéndolo del equipo.

Antes de empezar

  • El egreso ya debe estar guardado. Los archivos se adjuntan a una transacción existente, no durante la captura.
  • Ten el archivo a la mano en tu equipo. Sirve cualquier formato: PDF, imagen, XML, hoja de cálculo.
  • Cada egreso guarda sus archivos en una carpeta propia, nombrada con el identificador interno de la transacción.

Pasos

  1. Abre el egreso y haz clic en el ícono de nube de la barra de herramientas. Se abre la ventana Archivos digitales.
Barra de herramientas del egreso con el icono de nube resaltado, que abre la ventana de archivos digitales

La ventana muestra la carpeta del egreso, los archivos que ya tiene y dos formas de cargar: el botón Adjuntar de la barra y la zona de arrastre del pie.

Ventana Archivos digitales del egreso con el boton Adjuntar de la barra y la zona de arrastre del pie resaltados
  1. Si prefieres arrastrar: suelta el archivo sobre Arrastra los archivos aquí para cargar. Se carga solo, sin más pasos.
  2. Si prefieres elegirlo: haz clic en Adjuntar. Se abre una ventana con un campo y el botón Seleccionar.
Ventana Adjuntar con el campo del archivo, el boton Seleccionar, la casilla de sobreescribir y el boton Adjuntar
  1. Haz clic en Seleccionar y elige el archivo. Aquí Crol usa el explorador de tu equipo, así que la ventana se ve distinta en Windows y en Mac.
  2. Marca ¿Sobreescribir si el archivo existe? solo si vas a reemplazar uno con el mismo nombre. Si no lo marcas y el nombre se repite, la carga no procede.
  3. Haz clic en Adjuntar.

Resultado esperado

El archivo aparece en la lista con su nombre, tamaño en bytes y fecha y hora de carga. Queda junto al PDF del egreso que Crol genera solo al guardar, y se ve igual desde la pestaña Archivos digitales del área de detalle.

Lista de archivos digitales del egreso con el comprobante recien cargado y el PDF que Crol genera solo
Nota: adjuntar un archivo no cambia el estado del egreso ni genera póliza. Es documentación de respaldo: el comprobante del banco, el pagaré, la autorización firmada. Sirve para que quien revise la transacción encuentre el soporte sin salir de ella.

Errores frecuentes

No encuentro dónde subir el archivo. El botón es el ícono de nube de la barra de herramientas del egreso. La carpeta que aparece en la pestaña Archivos digitales solo navega entre carpetas; no carga.

Adjunté un archivo con el mismo nombre y no se cargó. Falta marcar la casilla de sobreescribir. Márcala o renombra el archivo antes de subirlo.

El archivo no aparece en la lista. Usa el botón de actualizar de la barra de la ventana. La lista no siempre se refresca sola al terminar la carga.

Subí el archivo equivocado. Selecciónalo en la lista y usa el botón de eliminar de la barra. Se borra de la carpeta del egreso.

Hazlo simple.