Cómo funciona el buzón inteligente

Cuando un correo con un CFDI llega a factura@crol.mx, el buzón inteligente:

1. Lee el archivo XML adjunto y extrae el RFC del receptor.
2. Identifica a qué empresa de Crol ERP corresponde ese RFC y envía el CFDI a la Bandeja de autoTran+ de esa empresa.
3. Una vez que el CFDI se entrega a la Bandeja correcta, el correo se elimina automáticamente del buzón factura@crol.mx. Este vaciado garantiza que la dirección no acumule correos y mantiene la separación entre las empresas.

Hay dos formas de hacer llegar los CFDIs a factura@crol.mx:

• Reenvío automático desde tu cuenta de correo (la opción más común). Configuras una regla en tu cliente de correo y todos los CFDIs que recibes se reenvían sin intervención manual. Es lo que documenta esta guía.
• Envío directo por parte de tus proveedores. Puedes pedirle a tus proveedores que envíen los CFDIs directamente a factura@crol.mx. El buzón los procesa de la misma forma porque la asignación a tu empresa se hace por el RFC del receptor del CFDI, no por la dirección de quien envía el correo.

Pre-requisitos

• Tienes acceso al módulo autoTran+ en Crol ERP.
• Tu usuario tiene permiso para editar la configuración de autoTran+.
• Tienes acceso a la cuenta de correo de la empresa donde llegan los CFDIs de los proveedores (Outlook, Gmail u otro cliente).

Pasos

1. Entra al módulo autoTran+ desde el menú lateral de Crol ERP.
2. Haz clic en Configuración en el menú lateral de autoTran+.
3. Selecciona la pestaña Automatización.
4. Localiza el toggle Activar buzón inteligente y actívalo (debe quedar en verde). El sub-texto indica: "Clasifica automáticamente los documentos por tipo y proveedor antes de enviarlos a CROL".

5. Haz clic en Guardar cambios en la barra inferior. El sistema confirma que la configuración quedó aplicada.
6. Crea una regla de reenvío automático en tu cliente de correo para que todos los correos con CFDIs adjuntos se reenvíen a factura@crol.mx. Esta dirección es la misma para todas las organizaciones de Crol ERP.

Crear la regla de reenvío en Gmail

1. En Gmail, entra a Configuración (ícono de engrane) → Ver todos los ajustes.
2. Ve a la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP y agrega factura@crol.mx como dirección de reenvío. Confirma la dirección cuando Gmail te lo solicite.
3. Cambia a la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas y haz clic en Crear un filtro nuevo.
4. En el campo Contiene archivos adjuntos, márcalo. Si quieres acotar más, también puedes capturar xml en el campo Contiene las palabras.
5. Haz clic en Crear filtro, marca la opción Reenviarlo a: factura@crol.mx y guarda.

Crear la regla de reenvío en Outlook web

1. En Outlook web, haz clic en Configuración (ícono de engrane) → Correo → Reglas.
2. Haz clic en + Agregar nueva regla.
3. Captura un nombre para la regla (por ejemplo, "Reenviar CFDIs a Crol").
4. En la condición, selecciona El mensaje incluye estos datos adjuntos. Si quieres acotar, agrega también la condición El asunto incluye con la palabra xml o factura.
5. En la acción, selecciona Reenviar a y captura factura@crol.mx.
6. Guarda la regla.

Crear la regla de reenvío en Mail (macOS)

1. Abre la app Mail en tu Mac. En la barra de menú superior, haz clic en Mail → Ajustes (o Preferencias en versiones anteriores de macOS).
2. Selecciona la pestaña Reglas y haz clic en Añadir regla.
3. Captura una descripción para la regla (por ejemplo, "Reenviar CFDIs a Crol").
4. En la condición, configura Cualquier datos adjuntos · contiene · .xml. Si quieres acotar más, agrega también Asunto · contiene · factura o CFDI.
5. En la acción, selecciona Redirigir el mensaje a y captura factura@crol.mx.
6. Haz clic en Aceptar. Mail te preguntará si quieres aplicar la regla a los mensajes existentes; elige No aplicar para que solo aplique a los correos nuevos.

Resultado esperado

• El toggle Activar buzón inteligente queda en verde en autoTran+ → Configuración → Automatización.
• A partir del siguiente correo de proveedor que incluya un CFDI, el comprobante llega automáticamente a la Bandeja de CFDIs en cuestión de minutos.
• autoTran+ clasifica el CFDI por tipo (Ingreso, Egreso, Pago, etc.) y por proveedor antes de procesarlo.
• El registro contable en Crol ERP se acelera porque ya no dependes de la descarga periódica del SAT.

Errores frecuentes

El buzón está activado pero no llegan CFDIs a la Bandeja

Causa: la regla de reenvío en el cliente de correo no se creó, se desactivó por error o el correo del proveedor no cumple los criterios del filtro.

Solución: entra a la configuración de tu cliente de correo y verifica que la regla de reenvío hacia factura@crol.mx sigue activa. Si usas filtro por palabras clave o tipo de adjunto, prueba ampliándolo o quítalo temporalmente para validar que los correos sí se reenvían.

Gmail pide confirmar la dirección factura@crol.mx antes de habilitar el reenvío

Causa: Gmail envía un correo de verificación a la dirección de reenvío antes de permitir el envío automático. Es un paso de seguridad estándar.

Solución: contacta al equipo de soporte de Crol para que confirmen la dirección y compartan el código de verificación que Gmail envía a factura@crol.mx. Una vez confirmada, la regla queda lista para operar.

Los CFDIs llegan al buzón pero quedan en "No identificados"

Causa: el buzón inteligente recibió correctamente los CFDIs, pero InteliTran no pudo mapear los conceptos del XML contra los clasificadores de costo y gasto de Crol ERP.

Solución: entra al módulo No identificados del menú lateral de autoTran+ y clasifica los conceptos pendientes. La próxima vez que llegue un CFDI similar, InteliTran sugerirá la asignación automáticamente.