Campos del encabezado y las partidas de la factura de compras y gastos
REFERENCIA⏱ 6 min📦 Cómo comprar y gestionar inventarios. Factura de compras y gastos
Esta referencia documenta los campos del encabezado (Datos generales y Condiciones de pago), del área de partidas y del bloque de totales de la factura de compras y gastos. Úsala cuando necesites saber qué hace un campo específico y qué reglas aplica.
Datos generales
Sección donde se capturan los datos principales del comprobante: el proveedor, la sucursal, el almacén, las fechas y el folio de la factura.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Sucursal | Sucursal desde la cual se registra la factura. | Bloqueado · no editable |
| Almacén | Almacén al que se destinan los productos adquiridos. Cuando una partida corresponde a otro almacén, puede ajustarse por partida. | Obligatorio si hay productos |
| Proyecto | Asigna la factura a un proyecto específico para control de costos y reportes. | Opcional |
| Contacto | Proveedor que emite la factura. Escribe el nombre o RFC y selecciónalo. Si no existe, el sistema permite darlo de alta. | Obligatorio |
| Folio | Número de folio del CFDI o documento del proveedor. Debe coincidir con el comprobante. | Obligatorio · no permite folios duplicados |
| Fecha del documento | Fecha en que el proveedor emitió la factura. Debe coincidir con el CFDI. | Obligatorio |
| Fecha de recepción | Fecha en que la empresa recibió físicamente los bienes o servicios. Puede diferir de la fecha del documento. | Obligatorio |
| Moneda | Moneda en que está emitida la factura. Al elegir una moneda extranjera, el sistema solicita el tipo de cambio. | Default: moneda base |
| Total del documento | Monto total incluyendo impuestos. Al importar el XML se llena automáticamente. El sistema lo concilia contra el campo Total del área de totales (resumen) de la factura. | Debe coincidir con el Total del resumen |
| Referencia | Texto libre para registrar orden de compra, contrato u otro identificador. | Opcional |
| Tipo de documento | Solo se usa en la transacción de saldos iniciales (Proveedores), para identificar si el saldo corresponde a una Factura de compras y gastos o a una Nota de remisión. | Solo en saldos iniciales |
| Etiqueta | Clasifica la factura con una categoría personalizada para búsqueda y reportes. | Opcional |
| Documento no deducible | Marca la factura como no deducible para efectos fiscales. | Casilla · default apagado |
| Aplica reembolso | Indica que el gasto será reembolsado a un colaborador. Al activarlo se habilitan datos del reembolso. | Casilla · default apagado |
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Documentos relacionados | Vincula la factura con otros documentos ya registrados, como órdenes de compra. | Opcional |
| Validación del CFDI | Muestra el estado de validez del comprobante ante el SAT: Validación en proceso (el CFDI ya fue timbrado por el PAC y es válido, pero el SAT aún no lo sincroniza en su consulta pública; tarda de minutos a un par de días), Comprobante validado satisfactoriamente (el SAT reconoce el folio y confirma que existe, está vigente y coincide con lo timbrado; es el estado final esperado) y Cancelado (el comprobante fue cancelado ante el SAT y ya no es válido fiscalmente). | Informativo |
Condiciones de pago
Sección que define los términos pactados con el proveedor para liquidar el importe de la factura.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Días de crédito | Días de plazo otorgado por el proveedor para el pago. Ingresa 0 si es de contado. | Numérico · default: el configurado en el proveedor (catálogo de contactos) |
| Vencimiento | Fecha límite de pago. Se calcula automáticamente a partir de la fecha del documento más los días de crédito. | Calculado |
| Saldo | Monto pendiente de pago. Se actualiza al aplicar pagos o anticipos. | Calculado · no editable |
| Saldo en anticipos | Monto disponible en anticipos registrados para este proveedor, aplicables a la factura. | Calculado |
| Lista de precios | Lista de precios de referencia para la compra, si aplica. | Opcional |
| Precio de compra | Referencia de precios usada en las partidas (por ejemplo, Precio 1). Cada lista de precios de proveedor puede tener hasta 4 precios. | Se configura en Listas de precios de proveedor |
| Método de pago | Forma de pago conforme al catálogo del SAT: PUE (una sola exhibición) o PPD (parcialidades o diferido). | Obligatorio |
Partidas
Sección donde se registran los conceptos de productos, servicios o gastos incluidos en la factura. Cada partida representa una línea del documento.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| No. | Número consecutivo asignado automáticamente a cada línea. | Automático |
| Almacén | Almacén de destino de esta partida. Puede diferir del almacén del encabezado. | Opcional |
| Proyecto | Proyecto al que se carga la partida, para distribuir el costo. | Opcional |
| Clasificador de costo (C. Costo) | Clasificación contable que asocia el gasto a un área, centro de costo o categoría. | Obligatorio: siempre se selecciona uno. Si no controlas por áreas, usa el default “Gastos en general” |
| Descripción | Producto, servicio o gasto que se adquiere. Se selecciona del catálogo. | Obligatorio |
| Unidad | Unidad de medida (pieza, litro, kilogramo, servicio, hora, etc.). | Según catálogo del producto |
| Cantidad | Número de unidades adquiridas. | Obligatorio · numérico |
| Costo unitario | Precio por unidad sin impuestos. | Obligatorio · numérico |
| Importe | Cantidad × costo unitario. | Calculado |
| $ Descuento | Monto del descuento aplicado a la partida en importe directo. | Opcional |
| IVA | Tasa de IVA de la partida (16%, 0% o Exento). Puede configurarse por producto. | Default según producto |
| IEPS | Impuesto Especial sobre Producción y Servicios. Aplica solo si el producto está sujeto. | Condicional |
| IVA retenido | Retención de IVA. Si el concepto de gasto tiene marcado “IVA retenido”, el sistema calcula automáticamente la retención (2/3 o el porcentaje que corresponda) cada vez que se usa. Si el concepto no lo tiene activo, no se genera retención aunque el proveedor sea persona física. | Automático según el concepto |
| ISR retenido | Retención de ISR. Si el concepto tiene marcado “ISR retenido”, aplica el 10% (o 1.25% si el proveedor es RESICO, según su régimen). Si el concepto no lo tiene activo, no se genera retención aunque el proveedor sea persona física. | Automático según el concepto |
| IEPS retenido | Indica retención de IEPS conforme a las disposiciones fiscales. | Condicional |
| Total | Importe más impuestos menos descuentos y retenciones de la partida. | Calculado |
| Notas | Texto libre para observaciones de la partida. | Opcional |
| No deducible | Marca la partida como no deducible para efectos de ISR. | Casilla |
Totales del documento
Bloque visible en la parte inferior del área de detalle que presenta el resumen numérico de la factura, calculado a partir de las partidas.
| Campo | Descripción | Reglas |
|---|---|---|
| Importe | Suma de los subtotales de todas las partidas antes de impuestos. | Calculado |
| Descuento | Total de los descuentos aplicados en las partidas. | Calculado |
| IVA | Suma del IVA calculado sobre todas las partidas. | Calculado |
| Total | Importe neto: importe más impuestos menos descuentos. | Calculado |
| Saldo del documento | Monto total pendiente de pago; refleja pagos o anticipos aplicados. | Calculado |
| Notas | Texto libre para observaciones generales del documento. | Opcional |
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