Cómo se hace: Adjuntar archivos digitales a un contacto
| CÓMO SE HACE | ⏱ 3 min | 📦 Configuración avanzada · Contactos |
El expediente del contacto en Crol incluye una pestaña Archivos digitales donde puedes guardar la constancia de situación fiscal, contratos, identificaciones y cualquier documento que respalde la relación. Los archivos quedan vinculados al contacto y disponibles para auditoría.
Pre-requisitos
- Tener el contacto creado y guardado.
- Tener los archivos a adjuntar en tu equipo (PDF, imágenes, Word, Excel).
- Límite de 20 MB por archivo. No hay formatos bloqueados — puedes subir PDF, imágenes, Word, Excel, y cualquier otro tipo de archivo.
Pasos
- Abre el contacto y haz clic en la pestaña Archivos digitales.
- Verás el árbol de carpetas a la izquierda con la carpeta raíz del contacto (identificada con un código interno). La barra verde de acciones tiene los botones: atrás, adelante, abrir, refrescar, nueva carpeta y eliminar.
- Si quieres organizar los archivos en carpetas, haz clic en Nueva carpeta (el ícono de carpeta con +) y captura el nombre.
- Para subir un archivo, haz clic en Abrir (el ícono de carpeta abierta) y elige el archivo desde tu equipo.
- Puedes subir el archivo por dos métodos: arrastrarlo y soltarlo (drag-and-drop) sobre el panel derecho de la pestaña, o usar el botón Abrir para elegirlo desde tu equipo con el diálogo de selección.
- Una vez subido, el archivo aparece en el panel derecho con su Nombre, Tamaño y Fecha.
Resultado esperado
El archivo queda almacenado y vinculado al contacto. Cualquier usuario con acceso al catálogo puede consultarlo o descargarlo. Para eliminarlo, selecciónalo y haz clic en el ícono de la X roja.
Variaciones / Notas
- Buena práctica: subir la constancia de situación fiscal del contacto en cuanto lo des de alta. Eso facilita reemitir CFDI con datos correctos y respalda auditorías.
- Buena práctica: agrupar por tipo de documento (Fiscales / Contratos / Identificaciones) para mantener el expediente legible.
- También funciona en contactos maestros. Puedes adjuntar tus propios documentos al expediente de un contacto maestro: contratos firmados con el banco, comprobantes de aperturas de cuenta, documentación enviada al SAT.
Errores frecuentes
- El archivo excede los 20 MB. Es el único límite del módulo de adjuntos. Comprime el archivo o divídelo en partes más pequeñas antes de subirlo.
Hazlo simple.
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