Cómo adjuntar archivos digitales a un contacto en Crol ERP

Adjuntar archivos digitales a un contacto

CÓMO SE HACE⏱ 3 min📦 Configuración avanzada · Contactos

El contacto en Crol incluye una pestaña Archivos digitales donde puedes guardar la constancia de situación fiscal, contratos, identificaciones y cualquier documento que respalde la relación. Los archivos quedan vinculados al contacto y disponibles para auditoría.

Pre-requisitos

  • Tener el contacto creado y guardado.
  • Tener los archivos a adjuntar en tu equipo (PDF, imágenes, Word, Excel).
  • Límite de 20 MB por archivo. No hay formatos bloqueados — puedes subir PDF, imágenes, Word, Excel, y cualquier otro tipo de archivo.

Pasos

  1. Abre el contacto y haz clic en la pestaña Archivos digitales.Pestaña Archivos digitales del Contacto en Crol ERP mostrando la barra de acciones (atrás, adelante, abrir, refrescar, nueva carpeta, eliminar), una carpeta raíz 44-64932 y el panel de archivos vacío con leyenda No hay registros.
  2. Verás el árbol de carpetas a la izquierda con la carpeta raíz del contacto (identificada con un código interno). La barra verde de acciones tiene los botones: atrás, adelante, abrir, refrescar, nueva carpeta y eliminar.
  3. Si quieres organizar los archivos en carpetas, haz clic en Nueva carpeta (el ícono de carpeta con +) y captura el nombre.
  4. Para subir un archivo, haz clic en Abrir (el ícono de carpeta abierta) y elige el archivo desde tu equipo.
  5. Puedes subir el archivo por dos métodos: arrastrarlo y soltarlo (drag-and-drop) sobre el panel derecho de la pestaña, o usar el botón Abrir para elegirlo desde tu equipo con el diálogo de selección.
  6. Una vez subido, el archivo aparece en el panel derecho con su Nombre, Tamaño y Fecha.

Resultado esperado

El archivo queda almacenado y vinculado al contacto. Cualquier usuario con acceso al catálogo puede consultarlo o descargarlo. Para eliminarlo, selecciónalo y haz clic en el ícono de la X roja.

Variaciones / Notas

  • Buena práctica: subir la constancia de situación fiscal del contacto en cuanto lo des de alta. Eso facilita reemitir CFDI con datos correctos y respalda auditorías.
  • Buena práctica: agrupar por tipo de documento (Fiscales / Contratos / Identificaciones) para mantener el registro legible.
  • También funciona en contactos maestros. Puedes adjuntar tus propios documentos a un contacto maestro: contratos firmados con el banco, comprobantes de aperturas de cuenta, documentación enviada al SAT.

Errores frecuentes

  • El archivo excede los 20 MB. Es el único límite del módulo de adjuntos. Comprime el archivo o divídelo en partes más pequeñas antes de subirlo.
Hazlo simple.