11 razones para almacenar tus documentos en la nube 

La tecnología en la nube es una realidad y es el camino para el futuro. ¿Ya has evaluado cuáles son las opciones de optimización que la nube ofrece para tu empresa? Vamos por pasos. 

¿Qué es el almacenamiento en la nube? 

El almacenamiento en la nube —del inglés cloud storage— permite guardar cualquier tipo de archivos en una infraestructura digital con la comodidad de la administración y backup remotos. 

Cada día, más personas y empresas almacenan archivos en servicios como Microsoft Onedrive, Google Docs o Amazon. De hecho, la transformación que ha ocurrido con servicios de reproducción de música o videos en línea también se basa en la nube, la cual reemplaza archivos físicos con la posibilidad de acceder a sus versiones digitales desde cualquier lugar. 

Otra ventaja es que los proveedores de servicios en la nube deben garantizar la seguridad de los archivos, además de su integridad y disponibilidad. 

Al implementar una tecnología moderna y comprensiva, todo se vuelve más simple: preparar, firmar, ejecutar y gestionar los documentos digitales desde una única pantalla a cualquier hora. 

Adicionalmente, la información estará siempre almacenada y disponible desde cualquier lugar. 

Conoce las 11 razones para almacenar tus documentos en la nube: 

1. Tienes más espacio físico.

Cuando los servidores físicos eran la norma, el principal problema surgía cuando no había espacio suficiente. 

Con la nube, es posible contratar más espacio si llegamos al límite de almacenamiento y expandirlo de manera simple e inmediata. En otras palabras, almacenar documentos en la nube es perfectamente ajustable a las necesidades de cada empresa. 

2. Compartes archivos con facilidad.

Administrar archivos en la nube es más práctico y menos complicado que en un hardware. De hecho, las empresas que usan papel pierden mucho tiempo con trabajo repetitivo: impresión, revisión, plazos de aprobación y autenticación hasta la versión final de un documento. 

3. Guardas el histórico de los documentos.

Efectivamente, un sistema en la nube puede separar documentos conforme a informaciones relevantes, como fecha de creación, envío, tipo de archivo, personas que han creado el documento, entre otros. Todo se hace con tan solo unos clics. 

4. Tienes espacio seguro.

La seguridad es un aspecto esencial para los documentos corporativos. El acceso no autorizado a archivos y contenidos confidenciales o sensibles no sólo genera pérdidas financieras, sino también perjudica la confianza de los clientes en la empresa. 

5. Tienes movilidad. 

Esta característica es muy simple de identificar, ya que la movilidad no es un concepto nuevo y significa que puedes acceder a tus documentos las 24 horas del día por medio de una conexión a Internet. 

En un mundo conectado, esta es una gran ventaja porque podemos producir desde la oficina, tu casa o cualquier otro lugar. 

6. Menores costos operativos.

Al utilizar el espacio de otra empresa para guardar nuestra información, no tenemos que invertir en nada más que en la renta del servicio, es decir, no tenemos la necesidad de operar por otros medios para respaldar nuestra información —siempre y cuando esté digitalizada—, reduciendo de esta manera los gastos de almacenamiento. 

7. Acceso a la información desde casi cualquier dispositivo. 

Si incorporamos documentos, videos, fotos o cualquier tipo de archivos en la nube, tendremos acceso a ellos desde casi cualquier dispositivo y, además, la mayoría de los proveedores nos permite subir, descargar y modificarlos en tiempo real. 

Esto dependerá del sistema operativo y entre algunos de ellos encontramos: 

• Windows;
• OS X;
•  iOS;
• Google Chrome OS;
•  Android. 

La tecnología de la nube protegerá tus archivos en caso de que falle tu dispositivo, pudiendo acceder a tus documentos con tu usuario y contraseña de forma segura. 

8. No necesitas instalar un sistema complicado. 

Con este tipo de almacenamiento te puedes olvidar de todas esas instalaciones complicadas, pues es tan fácil como abrir el portal de tu navegador o dispositivo favorito, crear una cuenta y comenzar a subir documentos en la nube. 

9. Almacenamiento a la medida.

Cada empresa tiene necesidades de almacenamiento distintas, ya sea porque maneja archivos muy pesados por la naturaleza del trabajo o porque tiene operaciones que requieren mucho orden y estructura. 

Como hemos conversado, normalmente las plataformas ofrecen una cantidad de gigabytes gratuitos, por lo que no es necesario para todos los usuarios pagar una renta para disfrutar de un espacio acorde a sus requerimientos. 

10. Optimización automática. 

Ante la enorme competencia dentro de este sector, es común encontrar cada vez más aspectos que los diferencien entre ellos para atraer mayor cantidad de usuarios y afianzar la fidelidad quienes ya lo utilizan. 

Cada servicio de la nube ofrece experiencias distintas y dependerá de cada usuario cual elegir para almacenar sus documentos en la nube. 

11. Es un aliado del medio ambiente.

El uso de la nube es un excelente aliado del medio ambiente. Gracias al almacenamiento de documentos en medios virtuales, estamos reduciendo los niveles de papel y, por consiguiente, disminuyendo la huella ecológica mundial, contribuyendo con el ecosistema y el ahorro de energía. 

¡Terminamos! Como pudimos observar, la nube es importantísima en términos de productividad empresarial, privacidad, seguridad, medioambiente y respaldo de documentos importantes, cuyo objetivo es tenerlos a la mano ante cualquier circunstancia.