Registrar una transacción de programación de pagos

La transacción de programación de pagos permite realizar la planeación y generación de registros automáticos de pagos de la empresa.

Registrar una transacción de Programación de pagos 

Para registrar una transacción de programación de pagos:

1. Entra a Opciones > Todas las opciones > Bancos > Programación de pagos  y se mostrará la siguiente pantalla de consulta:

2. Da clic en el botón  y se mostrará la pantalla de registro de la transacción:

Encabezado

En esta sección se deberá registrar la información en los siguientes campos:

• Sucursal: Indica la sucursal en donde se realizará el registro de la transacción.

• Fecha: Ingresa la fecha de registro de la transacción.

• Folio: El folio de la transacción será asignado por el sistema.

• Estado actual: Muestra el estado en el que se encuentra la transacción (Aplicado o Autorizado).

• Moneda para búsqueda: Selecciona el tipo el tipo de moneda en la búsqueda de documentos para pago.

• Documentos a pagar: Selecciona el tipo de documento a pagar: DOCUMENTOS POR VECER, DOCUMENTOS VENCIDOS, REEMBOLSO, SOLICITUDES DE PAGO AUTORIZADAS O TODOS.

• Selección de documentos: En este campo puedes seleccionar uno varios documentos para pago.

Bancos

En esta sección se registran los datos bancarios requeridos para la generación automática de los egresos bancarios.

• Cuenta: Cuenta bancaria o de caja desde donde se efectuará el egreso.
  
• Forma de pago: Se refiere a la forma de pago en la que se efectuará el egreso.
• Formato de cheque: Selecciona el formato de impresión en caso de que la forma de pago sea cheque.
• Referencia: Registra el número de referencia de la forma de pago.
  
• Saldo: Muestra el saldo actual de la cuenta bancaria.
• Importe del pago: Registra el monto total de los pagos que se realizarán al aplicar la programación de pagos.
• Tipo de cambio: Cuando el egreso sea a una cuenta en moneda extranjera, deberás capturar el tipo de cambio comercial o pactado en la operación.
• Para abono en cuenta del beneficiario: Si marcas la casilla, en la impresión del cheque se imprimirá la leyenda ” Para abono en cuenta del beneficiario”.

Documentos

En esta pestaña se mostrarán los documentos pendientes de pago de acuerdo a los filtros seleccionados en el encabezado de la transacción.

• No. Muestra el número de partida.
• Sucursal: Muestra el nombre de la sucursal en donde se registro el documento para pago.
• Folio: Muestra el folio del documento para pago.
• Fecha: Muestra la fecha de registro del documento para pago.
• Moneda: Muestra la moneda del documento para pago.
• Contacto: Muestra el nombre del contacto del documento para pago.
• Cuenta bancaria destino: Seleccione, en su caso, la cuenta bancaria destino del contacto a quien se le estará efectuando el pago. En caso de no tener una cuenta registrada o si así se requiere, se registrará NO APLICA.
• Vencimiento: Muestra la fecha de vencimiento del documento de pago.
• Días vencidos: Muestra los días vencidos del documento de pago.
• Saldo: Muestra el saldo actual del documento de pago en la moneda de registro.
• Saldo en moneda de pago: Muestra el saldo actual del documento de pago en la moneda de pago.
• Importe: Registra el importe a pagar del documento. Al presionar la barra espaciadora llenará el campo con el monto total del saldo del documento.
• Aplicado: Muestra el importe aplicado en la moneda de registro.
• Notas: Campo para registrar notas o anotaciones a la partida.

Resumen

• Total: Muestra el importe total programado para pago.
• Autorizó: Muestra el nombre de la persona que autorizó los pagos.
• Notas: Campo para registrar notas o anotaciones a la transacción.

3. Da clic en el botón para terminar el registro.

Autorizar la transacción

La opción para autorizar la transacción aplica solo si está activa la casilla de autorización que se encuentra en Información de la empresa> Configuración > Autorizaciones.

Para autorizar la transacción realiza lo siguiente:

1. Una vez que hayas guardado la transacción da clic en la opción Acciones > Autorizar que se encuentra en la barra de menú.

2. Posteriormente se mostrará un mensaje solicitando la confirmación de la acción, da clic en Aceptar para ejecutar la acción de autorizar.

El estatus de la transacción pasará a Autorizado.

Aplicar  la transacción

El siguiente paso es aplicar la transacción, para ello, realiza lo siguiente:

1. Da clic en la opción Acciones > Aplicar que se encuentra en la barra de menú.

2. Posteriormente se mostrará la siguiente pantalla:

Registra la fecha en la que se generarán los pagos (Egresos) y da clic en el botón .  La fecha no podrá ser menor a la fecha de registro de la transacción.

El estatus de la transacción pasará a Aplicado.

Generación automática de egresos bancarios

Al aplicar la transacción se generará en forma automática el registro del los egresos bancarios de acuerdo a los contenidos en la transacción.

Los egresos generados se mostrarán en la pestaña Egresos bancarios de la sección de detalle de la transacción. Para acceder a ellos da clic en el botón .

Bitácora

La bitácora es el registro que guarda el sistema de las etapas o afectaciones que ha tenido una transacción a partir de  su creación; muestra los estados de la transacción en el transcurso del tiempo identificando la acción efectuada (capturado, aplicado, autorizado, cerrado, cancelado, etc.) y el usuario que realizó acción, y en su caso, un comentario definido por sistema.

• Fecha: Fecha en la que se efectuó la afectación a la transacción.

• Flujo: Nombre de la acción efectuada.

• Usuario: Usuario que realizó el registro o modificación en la transacción.

• Notas: Comentario  definido por sistema para dar a conocer un mensaje o una anotación.

Archivos digitales 

La pestaña de archivos digitales de Crol, permite cargar información y documentos digitales relativos  al catálogo o transacción que se está registrando, esto es de gran utilidad ya que al estar vinculados los documentos fuentes a la transacción o catálogo, permite la consulta, revisión y auditoria de los mismos. Además, cuando se emite un CFDI, los archivos con formato XML y PDF son adjuntados automáticamente en esta sección.