El paso a la digitalización de los procesos y controles

En la operación cotidiana de una compañía hay muchas instancias en las que se requiere verificar datos. Los volúmenes de información que se manejan y la dinámica de los negocios impulsan aceleradamente la digitalización. La captura, procesamiento y análisis de datos, son tareas que requieren de la incorporación de tecnología y la automatización de procesos. 

Olvídese de los formularios en papel; con la diversidad de dispositivos que hay disponibles, ya no se justifica utilizarlos. El primer paso hacia la digitalización puede ser el ingreso manual de datos en planillas electrónicas o en aplicaciones simples que expongan los campos necesarios; el siguiente paso será la lectura de códigos de barras o QR, con teléfonos móviles, tablets o handhelds, o bien la utilización de sensores de RFID. 

Idealmente, al poner en marcha un emprendimiento se contará con algún sistema informático de gestión (ERP). Hay opciones muy accesibles, por lo que ni el costo ni la complejidad de uso deberían ser una barrera para adoptar ese tipo de soluciones; incluso el modelo de software como servicio -basado en la Nube-, permite configuraciones rápidas y sencillas sin grandes inversiones. Previendo la necesidad de automatizar los controles, es importante confirmar que la aplicación elegida tenga la capacidad de generar algún tipo de código único de identificación de productos, o bien que pueda integrarse con algún sistema específico. En algunas industrias, incluso, esto ya es un requisito gubernamental. De esta forma el abastecimiento y el control de stock podrán realizarse muy fácilmente, y a la vez se podrá tener registro de los ítems incluidos en cada venta, para resolver cualquier consulta o reclamo gracias a este esquema de ‘trazabilidad’. 

Hablando del feedback de los clientes, también es importante crear los soportes digitales para lograr los más altos niveles de eficacia en las respuestas. Ya sea mediante encuestas de satisfacción, formularios en línea o sistemas internos para uso de los empleados en el local o a través de un call center, el registro digital de información puede incluir algunos campos pre-parametrizados que facilitan la sistematización de las respuestas.

Tanto la identificación de cada producto y lote de productos, como la digitalización de toda la información relativa a la operación a lo largo del ciclo del negocio, contribuyen a:

• Aumentar la eficiencia.
• Reducir errores o pérdidas de tiempo por carga manual de datos.
• Incrementar la agilidad de la organización.

Sin dudas, todo esto permite elevar la rentabilidad de la compañía, gracias a la reducción de costos y también a las posibilidades que abre para aumentar las ventas.